Power User haben in der Kursverwaltung ("Kurse") erweiterte Rechte und können E-Mails direkt aus dem System versenden.
Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn Schulungen verpflichtend sind oder fristgerecht abgeschlossen werden müssen.

Ein typischer Anwendungsfall ist die Erinnerung an offene Schulungen:

• Teilnehmende haben eine Schulung noch nicht begonnen

• eine Schulung wurde begonnen, aber nicht abgeschlossen

• eine Frist für den Abschluss der Schulung rückt näher

In diesen Fällen ist es oft notwendig, Teilnehmende gezielt darauf hinzuweisen, dass ihre Schulung noch aussteht.

Wichtiger Hinweis: E-Mails aus der Kursverwaltung versenden Über die Kursverwaltung können automatisierte E-Mails (z. B. Einladungen, Erinnerungen oder Benachrichtigungen) an Teilnehmende versendet werden. Dabei gibt es eine wichtige technische Voraussetzung, die den Absender der E-Mail betrifft. Wichtiger Hinweis zur Absenderadresse E-Mails aus dem System können ausschließlich mit einer Absenderadresse mit der Endung @spedifort.com versendet werden. ➡️ Ein Versand mit Ihrer eigenen Firmen-E-Mail-Adresse (z. B. @ihrefirma.de) ist technisch nicht möglich. Das liegt nicht an SPEDIFORT, sondern an weltweit geltenden Sicherheits- und Schutzrichtlinien für E-Mail-Domains.

Warum ist das so?

E-Mail-Anbieter schützen Domains vor Missbrauch.
Eine sogenannte Fremdplattform (wie z. B. eine Kurs- oder Lernplattform) darf keine E-Mails im Namen Ihrer Domain versenden, da dies sonst Tür und Tor für Spam und Identitätsmissbrauch öffnen würde.

Technisch wäre das nur möglich, wenn Ihre IT-Abteilung für Ihre Domain einen SPF-Eintrag (Sender Policy Framework) hinterlegt.

👉 Dieser SPF-Eintrag würde erlauben, dass SPEDIFORT E-Mails mit Ihrer Domain als Absender versendet.

In der Praxis wird das jedoch fast nie umgesetzt, da:

• dadurch nicht mehr eindeutig sichergestellt werden kann,
  dass ausschließlich autorisierte Personen E-Mails über Ihre Domain versenden

• viele IT-Abteilungen dies aus Sicherheitsgründen grundsätzlich ablehnen

Welche Absenderadresse kann ich verwenden?

Sie können frei eine Absenderadresse mit @spedifort.com wählen, z. B.:

• reminder@spedifort.com

• kursverwaltung@spedifort.com

• noreply@spedifort.com

✔️ Der genaue Name vor dem @ ist frei wählbar
✔️ Wichtig ist ausschließlich die @spedifort.com-Endung

Schritt-für-Schritt: E-Mail aus der Kursverwaltung senden

1. Kursverwaltung öffnen
   Öffnen Sie über das Inhalt und Lieferung-Menü die Kurse.

1. Schulung auswählen
   Wählen Sie die Schulung aus, für die Sie eine Erinnerung oder Nachricht versenden möchten.

2. Einschreibungen öffnen & Empfänger auswählen
   Wechseln Sie in der Schulung auf „Einschreibungen“ und haken Sie die Nutzer:innen an, die die E-Mail erhalten sollen.

1. Aktion auswählen → E-Mail senden
   Klicken Sie auf den grünen Button „Aktion auswählen“ und wählen Sie anschließend „E-Mail senden“.

1. Absender, Betreff und Nachricht eintragen (wichtig!)
   Im sich öffnenden Fenster:

   • Absender: Verwenden Sie zwingend eine Adresse mit @spedifort.com

   • Betreff: Tragen Sie den gewünschten Betreff ein

   • Nachricht: Formulieren Sie Ihre Nachricht

   Tipp: Über die Shortcodes können Sie die Nachricht personalisieren (z. B. Anrede mit Name), damit Nutzer:innen individuell angesprochen werden.

2. Versand auslösen
   Klicken Sie auf „Einreichen“, um die E-Mail zu versenden.

Zusammenfassung

• E-Mails aus der Kursverwaltung werden über das SPEDIFORT-System versendet

• Der Absender muss eine @spedifort.com-Adresse sein

• Eigene Firmenadressen können aus Sicherheitsgründen nicht verwendet werden

• Die Einschränkung basiert auf internationalen E-Mail-Sicherheitsstandards