Einführung

Viele Unterweisungen müssen in regelmäßigen Abständen wiederholt werden – in der Regel einmal jährlich. Gemeint ist dabei nicht zwingend das Kalenderjahr, sondern ein Abstand von etwa 12 Monaten.

Bisher wurden diese Unterweisungen über eigene Kursversionen mit dem Zusatz „jährlich wiederkehrend“ abgebildet. Wir haben diese Mechanik komplett neu gebaut. Wiederkehrende Schulungen richtest du ab sofort über wiederkehrende Zertifizierungen ein – direkt in der Rubrik „Lernpläne und Zertifizierungen“.

Was ist neu im Vergleich zum bisherigen System?

• Automatische Rückkehr fälliger Kurse: Läuft eine Zertifizierung ab, springen Zertifizierung und Kurs automatisch zurück in „Kurse zu beginnen“. Das manuelle „Abschluss archivieren und neu starten“ entfällt.
• Sauberes Reporting: Ein fälliger Kurs erscheint im Report wieder als nicht gestartet – nicht mehr als abgeschlossen. Eine separate Auswertung der Zertifizierungen ist nicht mehr nötig.
• Benachrichtigung: Teilnehmende erhalten bei Fälligkeit wieder eine E-Mail (sofern hinterlegt) bzw. eine Push-Benachrichtigung in der App.
• Voll nutzbar in der App: Auch gewerbliche Mitarbeitende, die ausschließlich die App nutzen, erneuern ihre Unterweisungen jetzt problemlos.
• Freier Rhythmus: Neben 12 Monaten sind beliebige Intervalle möglich, z. B. alle 6 Monate, alle 2 oder alle 3 Jahre.
• Fester Stichtag: Du kannst einen fixen Termin festlegen, z. B. jedes Jahr am 1. Januar – unabhängig davon, wann der Kurs im Vorjahr abgeschlossen wurde.
• Erneuerungszeitraum steuerbar: Du legst fest, ab wann und wie lange eine Erneuerung möglich ist.
• Selbst einrichten: Als Power User richtest du wiederkehrende Zertifizierungen – auch für deine eigenen Kurse – selbstständig ein. Eine Anfrage an unseren Support ist dafür nicht mehr nötig.

Anwendungsfälle

• Jährliche Unterweisung im 12-Monats-Rhythmus: Die Frist läuft individuell ab dem Abschlussdatum jedes Teilnehmenden.
• Unterweisung einmal pro Kalenderjahr: Alle Teilnehmenden erneuern zu einem festen Stichtag, z. B. am 1. Januar. So bündelst du den Unterweisungsprozess, statt ihn über das ganze Jahr zu verteilen.
• Abweichende Intervalle: Unterweisungen, die häufiger oder seltener zu wiederholen sind, z. B. alle 6 Monate oder alle 2 Jahre.
• Eigene Inhalte: Kurse, die du selbst auf der Plattform erstellt hast, stellst du ebenfalls in einem wiederkehrenden Rhythmus bereit.

Die ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung

Erster Schritt: Öffne die Rubrik „Lernpläne und Zertifizierungen“

Klicke auf das Inhalte-Icon (Ordnersymbol – INHALT UND LIEFERUNG-MENÜ) und wähle „Lernpläne und Zertifizierungen“. Hier siehst du alle Lernpläne und Zertifizierungen, die du bereits erstellt hast.

Zweiter Schritt: Lege eine neue Zertifizierung an

Klicke auf „Neu/Zuweisen“ -> "Neuer Lernplan/Zertifizierung"– so wie du es bisher beim Anlegen eines Lernplans gewohnt bist. Wähle anschließend aus, dass es sich nicht um einen Lernplan, sondern um eine Wiederkehrende Zertifizierung handelt.

Vergib danach:

• einen Code für die Zertifizierung,
• einen Namen (z. B. „Allgemeine Sicherheit – wiederkehrend“),
• eine Beschreibung, worum es in dieser Zertifizierung geht.

Dritter Schritt: Füge die Kurse hinzu

Lege fest, welche Kurse die Zertifizierung beinhaltet, z. B. die Unterweisung Allgemeine Sicherheit. Gehe dafür auf den Reiter "Kurse" und den Button "KURSE ZUWEISEN". Speichere die Änderung, damit ist die Zertifizierung für diese Schulung angelegt.

Vierter Schritt: Lege die Eigenschaften der Zertifizierung fest

Öffne „Eigenschaften“ und wechsle zu „Rezertifizierung“. Hier bestimmst du, wann die Zertifizierung abläuft und wann Teilnehmende sie erneuern können.

Gültigkeit: Berechnet ab dem Ausstellungsdatum

Die Frist läuft ab dem Tag, an dem der Teilnehmende die Zertifizierung abgeschlossen hat – z. B. alle 365 Tage, alle 6 Monate oder alle 2 Jahre. So kennst du es auch aus dem bisherigen System.

Optional aktivierst du „Gültigkeitsdauer bis zum Ende des Monats verlängern“. Beispiel: Ist die Zertifizierung am 12. Oktober zu erneuern, kann der Teilnehmende sie termingerecht noch bis zum 31. Oktober absolvieren.

Hinweis: Da jeder Teilnehmende zu einem anderen Zeitpunkt abschließt, verteilen sich die Erneuerungen bei dieser Variante über das gesamte Jahr.

Gültigkeit: Fester Termin

Alternativ legst du einen fixen Stichtag fest, z. B. jedes Jahr am 1. Januar. Die Erneuerung startet dann für alle Teilnehmenden zum selben Termin – unabhängig davon, ob der Kurs im Vorjahr im Januar oder erst im Dezember abgeschlossen wurde.

Ab wann darf erneuert werden?

Lege fest, ob Teilnehmende die Zertifizierung jederzeit oder erst ab einem bestimmten Zeitpunkt vor Ablauf erneuern dürfen, z. B. 21 Tage, 7 Tage oder 3 Tage vorher. Bei einem Stichtag am 1. Januar und 21 Tagen Vorlauf ist die Erneuerung ab dem 11. Dezember möglich.

Diese Einstellung verhindert, dass ein Kurs beliebig oft hintereinander wiederholt wird – etwa um im Belohnungsshop Münzen zu sammeln.

Wie lange darf erneuert werden? Die Erneuerungsrichtlinie

Du hast drei Möglichkeiten:

• Bis zum Ablauf der Zertifizierung – z. B. bis zum 1. Januar, 23:59 Uhr.
• Innerhalb eines Zeitfensters – z. B. innerhalb von 30 Tagen ab Beginn des Erneuerungszeitraums.
• Ohne Frist – der Teilnehmende kann die Zertifizierung so lange erneuern, bis er sie abgeschlossen hat.

Fünfter Schritt: Hinterlege ein Vorschaubild

Die Zertifizierung wird den Teilnehmenden – wie ein Lernplan – als eigene Kachel angezeigt. Hinterlege daher ein ansprechendes Vorschaubild bei den allgemeinen Einstellungen:

• Lade ein eigenes Bild hoch oder
• nutze die integrierte Bildbibliothek. Da es sich um eine internationale Datenbank handelt, liefern englische Suchbegriffe (z. B. „Safety at Work“) meist die besseren Ergebnisse.

Im Editor schneidest du das Bild passend zu. Anschließend wählst du es aus deiner Vorschau-Bibliothek aus und fügst es der Zertifizierung hinzu.

Sechster Schritt: Schreibe die Teilnehmenden ein

Schreibe die Teilnehmenden in die Zertifizierung ein – so wie du es von Lernplänen kennst.

Siebter Schritt: Veröffentliche die Zertifizierung

Stelle den Status der Zertifizierung auf „Veröffentlicht“ und klicke anschließend auf „Änderungen speichern“. Erst dann ist die Zertifizierung für die Teilnehmenden sichtbar und aktiv. Die Einrichtung ist damit abgeschlossen.

So sieht es für die Teilnehmenden aus

Sobald eine Zertifizierung fällig ist, bleibt der Kurs nicht mehr auf „abgeschlossen“ stehen. Sowohl die Zertifizierung als auch der enthaltene Kurs springen automatisch zurück in „Kurse zu beginnen“ auf der Startseite.

• Der Teilnehmende erhält eine E-Mail bzw. eine Push-Benachrichtigung in der App.
• Mit einem Klick auf die Zertifizierung oder den Kurs gelangt er direkt in den Kurs.
• Nach erfolgreichem Abschluss gilt der Kurs wieder als abgeschlossen und die neue Frist beginnt.

Was passiert mit den bisherigen „jährlich wiederkehrenden“ Kursen?

Die bisherigen Kursversionen mit dem Zusatz „jährlich wiederkehrend“ werden aus der Kursübersicht ausgeblendet. Künftig gibt es nur noch die einfache Kursversion. Damit entfällt auch die Verwechslungsgefahr zwischen wiederkehrender und nicht wiederkehrender Variante bei der Zuweisung.

Möchtest du einen Kurs in einem wiederkehrenden Rhythmus nutzen, richtest du dafür eine wiederkehrende Zertifizierung ein – wie oben beschrieben.

Werden bestehende wiederkehrende Schulungen automatisch umgestellt?

Für bestehende wiederkehrende Schulungen ist eine Migration geplant, voraussichtlich im 1. Quartal 2027. Damit bleiben bereits hinterlegte Daten erhalten.

Möchtest du künftig mit einem festen Stichtag arbeiten (z. B. 1. Januar), ist eine Neuanlage ohnehin erforderlich, da diese Option im bisherigen System nicht verfügbar war.

Video: Wiederkehrende Zertifizierungen im Power User Live-Training

Im Power User Live-Training vom Oktober 2026 zeigen wir dir das neue System Schritt für Schritt in der Praxis: von der Einrichtung einer Zertifizierung über die Einstellungen bis zur Ansicht für die Teilnehmenden.