Berichte erstellen

Im ersten Schritt begibst du dich über das Seitenmenü (links) in das "DATEN UND ANALYSEN-MENÜ".

Dort gelangst du über Berichte zum Fenster der Berichtübersicht.

Hier hast du verschiedene Wahlmöglichkeiten, um einen Standard-Bericht zu erstellen:

   1. Einzeluserauswertung:

Um die Aktivitäten eines einzelnen Nutzers auszuwerten, gibst du dessen Namen ein und klickst auf

Hier findest du alle Informationen, die der betreffende User auch selbst abrufen kann, wie:

• Gesamtnutzungszeit der Plattform
• Anzahl der aktiven Kurse und deren Fortschritt (“in Bearbeitung”/ “beendet”)
• Alle belegten Kurse des Users mit zugehörigen Daten
• Zertifikate (Admin-Schulung - Zertifikate von Usern herunterladen)
• Wiederkehrende Zertifizierungen

Diesen Bericht kannst du als PDF-Datei herunterladen oder direkt drucken.

   2. Kurszusammenfassung

Beim Erstellen eines Kurszusammenfassungsberichts kannst du alle Informationen zu einem bestimmten Kurs einsehen. Bei Bedarf kannst du den Bericht außerdem herunterladen und ausdrucken.

Um die Nutzung eines einzelnen Kurses auszuwerten, gibst du den Kursnamen ins Eingabefeld ein und klickst auf

In der Benutzerliste kannst du auf die Spaltenüberschriften (Abonnementdatum, Erstzugriffsdatum, Kursabschluss oder Benutzerstatus) klicken, um die Liste nach der jeweiligen Spalte zu sortieren.

Hier kannst du alle Informationen einsehen, die diesen Kurs betreffen:

• Alle eingeschriebenen User (und wie viele den Kurs noch nicht begonnen haben, gerade bearbeiten oder schon abgeschlossen haben)
• Genaue Auflistung aller User und deren Status

Oben im Bericht kannst du die entsprechenden Schaltflächen verwenden, um den Bericht als PDF herunterzuladen oder auszudrucken.


Wenn du in der Zeile eines Benutzers auf den Benutzernamen klickst, gelangst du zum zusammenfassenden Benutzerbericht für diesen Kurs:

   3. Kurs-Dashboard

Hier findest du die Gesamtübersicht aller Kurse, die in deinem Unternehmen genutzt werden.

Klicke auf den Button

Hier siehst du:

• Kursgrafik (Anmeldungen, Vervollständigungen, Status “in Bearbeitung” und “nicht gestartet”)
• Auflistung der Kurse mit der jeweiligen Benutzeranzahl (“Eingeschrieben”, “Abgeschlossen”, “in Bearbeitung” und “nicht begonnen”)

Für genauere Informationen kannst du auch einen Kurs anklicken und erhältst so wieder die detaillierte Übersicht über den Kurs.

Auch diesen Bericht kannst du als PDF-Datei herunterladen

BENUTZERDEFINIERTE BERICHTE ERSTELLEN:

Einführung

Auf der Registerkarte „Builder für benutzerdefinierte Berichte“ im Menü „Berichte“ kannst du benutzerdefinierte Berichte erstellen, um gezielt Informationen zu Kursen, Benutzern, Schulungsunterlagen anzuzeigen und auszuwerten.

Im folgenden Abschnitt werden alle verfügbaren Typen benutzerdefinierter Berichte vorgestellt, die dir über die Funktion „Neuer benutzerdefinierter Bericht“ zur Verfügung stehen. Die Berichtstypen sind in Benutzerberichte, App-Berichte sowie Discover-, Coach-&-Share-Berichte unterteilt.

Benutzerberichte

• Benutzer – Kurse: Dieser Bericht zeigt die Fortschrittsdetails der ausgewählten Benutzer für jeden Kurs an.
• Benutzer – Kurseinschreibungszeit: Dieser Bericht dient als Verzögerungsanalyse und zeigt alle Benutzer an, die ihre Kurse nicht innerhalb der vorgegebenen Frist abgeschlossen haben.
• Gruppen/Zweige – Kurse: Dieser Bericht zeigt die Fortschrittsdetails der ausgewählten Gruppen oder Zweige für jeden Kurs an.
• Benutzer – Lernpläne: Dieser Bericht zeigt die Fortschrittsdetails der ausgewählten Benutzer in ihren zugewiesenen Lernplänen. Bitte beachte, dass die Prozentwerte für den Kursabschluss im exportierten Bericht immer abgerundet werden.
• Kurse – Benutzer: Dieser Bericht zeigt die Fortschrittsdetails der ausgewählten Kurse an.
• Benutzer – Schulungsunterlagen: Dieser Bericht zeigt die Ergebnisse der Schulungsunterlagen sowie den Abschlussstatus für jeden Benutzer an.
• Benutzer – ILT-Sitzungen: Dieser Bericht zeigt die Fortschrittsdetails der ausgewählten Benutzer für jede ILT-Sitzung. Optional können auch Veranstaltungen einbezogen werden.
• Sitzungen – Benutzerstatistiken: Dieser Bericht enthält Informationen zu Sitzungsstatistiken, Trainern, maximalen Teilnehmerzahlen und Sitzungsabschlüssen.
• Benutzer: Dieser Bericht zeigt die Details der ausgewählten Benutzer an, sodass du die Benutzerdaten exportieren kannst.

Inhaltsberichte

• Umfragen – Individuelle Antworten: Dieser Bericht zeigt die einzelnen Antworten auf alle Fragen abgeschlossener Umfragen in allen Kursen an. Bitte beachte, dass die Antworten über eine eindeutige ID identifiziert werden.
• Lernpläne – Benutzerstatistiken: Dieser Bericht zeigt die Benutzerstatistiken der ausgewählten Lernpläne an und ermöglicht dir, die entsprechenden Benutzerdaten zu exportieren.

App-Berichte

• Benutzer – Zertifizierungen: Dieser Bericht zeigt die Details der Zertifizierungen an, die ausgewählte Benutzer erhalten haben.
• Benutzer – Abzeichen: Dieser Bericht enthält Informationen zu Abzeichen sowie deren Zuordnung zu Benutzern.
• Zertifizierungen – Benutzer: Er zeigt die erhaltenen Zertifizierungen für jeden Benutzer an.
• Benutzer – Externe Schulung: Er listet alle Benutzer auf, die einer externen Schulungsaktivität zugeordnet sind.
• E-Commerce – Transaktionen: Dieser Bericht enthält Informationen zu allen E-Commerce-Transaktionen, die auf der Plattform durchgeführt wurden.

Discover-, Coach-&-Share-Berichte

• Assets – Statistiken: Dieser Bericht zeigt Statistiken zu ausgewählten Inhalten an, die privat oder öffentlich in Kanälen geteilt wurden.
• Benutzer – Assets: Dieser Bericht zeigt alle Assets an, die von einem bestimmten Benutzer hochgeladen wurden.
• Betrachter – Asset-Details: Dieser Bericht zeigt Details zu den Benutzern an, die ein bestimmtes Asset angesehen haben.

TIPP:  Der gängigste Bericht den du benötigen wirst ist Benutzer – Kurse

Auf deiner Lernplattform kannst du benutzerdefinierte Berichte erstellen, um gezielt Informationen zu Kursen, Benutzern, Schulungsunterlagen oder aktivierten Apps anzuzeigen und auszuwerten. Außerdem kannst du festlegen, wann ein Bericht automatisch per E-Mail versendet werden soll, und jederzeit eine Vorschau des konfigurierten Berichts anzeigen.

Die Berichtsdaten werden stündlich im Hintergrund aktualisiert. Der Aktualisierungsvorgang dauert in der Regel etwa 15 Minuten, kann jedoch je nach Datenmenge auf deiner Plattform etwas länger dauern. Während der Aktualisierung kannst du Berichte weiterhin in der Vorschau anzeigen und exportieren. Nach Abschluss der Aktualisierung enthalten die Berichte die Daten der vorherigen Stunde.

Tipp: Die Daten der vorherigen Stunde stehen nicht direkt zu Beginn jeder vollen Stunde zur Verfügung, sondern erst einige Minuten später. Wenn du die aktuellsten Daten benötigst, solltest du den Bericht etwa eine halbe Stunde später exportieren oder für die nächste volle Stunde planen.

Beispiel: Wenn dein Bericht Daten bis 17:59 Uhr enthalten soll, exportiere ihn am besten manuell um 18:30 Uhr oder plane ihn für 19:00 Uhr.

In den folgenden Abschnitten erfährst du, wie du benutzerdefinierte Berichte erstellst, konfigurierst und zeitgesteuert ausführen kannst.

Anwendungsbeispiele

Ein typischer Anwendungsfall für den Bericht „Benutzer – Kurse“ ist die Analyse der Lernaktivitäten deiner Benutzer. Du kannst beispielsweise auswerten:

• wie oft Benutzer auf einen Kurs zugegriffen haben,
• welche Ergebnisse sie in Tests erzielt haben,
• wie viele Benutzer in einen Kurs eingeschrieben sind,
• und weitere Informationen zum Lernfortschritt.

So kannst du als Power User deine Manager und Kollegen jederzeit über den Fortschritt der Lernaktivitäten in deinem Unternehmen informieren. Mithilfe dieser Auswertungen kannst du Kurse und Schulungsunterlagen gezielt an die Bedürfnisse und Fähigkeiten deiner Mitarbeiter anpassen und so den Lernerfolg sowie den Nutzen für das Unternehmen steigern.

Ein weiteres Anwendungsbeispiel ist die Analyse des Nutzungsverhaltens deiner Benutzer. Stellst du beispielsweise fest, dass Benutzer nur einmal im Monat auf einen Kurs zugreifen oder dort nur wenige Minuten verbringen, kannst du gezielt Maßnahmen ergreifen. Du kannst etwa die Schulungsunterlagen interessanter gestalten, die Inhalte besser auf die Zielgruppe abstimmen oder den Schwierigkeitsgrad anpassen.

Anschließend kannst du den Bericht erneut ausführen oder einen neuen, speziell auf diese Fragestellung zugeschnittenen Bericht erstellen. Plane den automatischen Versand beispielsweise wöchentlich, um regelmäßig zu überprüfen, ob deine Änderungen die gewünschten Ergebnisse erzielen.

Erstellen eines benutzerdefinierten Berichts

Um einen neuen benutzerdefinierten Bericht zu erstellen, melde dich als Power User auf deiner Plattform an. Öffne anschließend das Seitenmenü, wähle „Daten und Analysen-Menü“ und klicke auf „Berichte“.

Wechsle auf der Hauptseite „Berichte“ zur Registerkarte „BUILDER FÜR BENUTZERDEFINIERTER BERICHTE“. Dort kannst du benutzerdefinierte Berichte erstellen und verwalten.

Wenn du noch keine Berichte erstellt hast, wird eine leere Seite angezeigt. Hast du bereits einen oder mehrere benutzerdefinierte Berichte erstellt, werden diese auf der Registerkarte „Builder für benutzerdefinierte Berichte“ aufgelistet.

Dort kannst du:

• die Details deiner Berichte einsehen,
• Berichte nach Typ, Planungsstatus oder Erstellungsdetails filtern,
• und über das Suchfeld in der Aktionsleiste nach Berichten suchen.

Wenn du einen Bericht in der Vorschau anzeigen, planen, die Planung pausieren, duplizieren, exportieren, bearbeiten oder löschen möchtest, klicke auf das Ellipsenmenü (⋮) am Ende der entsprechenden Berichtszeile und wähle die gewünschte Aktion aus.

Um mit der Erstellung eines Berichts zu beginnen, klicke oben rechts auf den Bericht erstellen-Button. Daraufhin öffnet sich das rechte Bedienfeld „Einen neuen benutzerdefinierten Bericht erstellen“.

Im ersten Schritt „Typ“ wählst du die Art des Berichts aus, den du erstellen möchtest. Weitere Informationen zu den verschiedenen Berichtstypen findest du oben im entsprechenden Abschnitt.

Klicke anschließend auf „Weiter“, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Im Schritt „Details“ gibst du einen Namen und optional eine Beschreibung für deinen Bericht ein. Das einzige Pflichtfeld ist der Name.

Wenn du alle Angaben gemacht hast, klicke auf „ERSTELLEN UND BEARBEITEN“.

Bitte beachte:
Wenn du einen Namen für deinen Bericht vergibst, darfst du keine Sonderzeichen verwenden. Das einzige erlaubte Sonderzeichen ist der Unterstrich (_).

Verwendest du eine Sprache mit einem nicht-lateinischen Alphabet, wird der Berichtsname beim CSV-Export automatisch in lateinische Zeichen umgewandelt. Bei Berichtsnamen in arabischer Schrift kann es außerdem vorkommen, dass der Name abgeschnitten wird.

Anzeigen und Bearbeiten der Eigenschaften deines benutzerdefinierten Berichts

Nachdem du auf „ERSTELLEN UND BEARBEITEN“ geklickt hast, öffnet sich die Konfigurationsseite deines benutzerdefinierten Berichts. Sie besteht aus fünf Registerkarten:

• Eigenschaften
• Filter
• Ansichtsoptionen
• Planen
• Vorschau

Auf der Registerkarte „Eigenschaften“ findest du im Abschnitt „Bericht-Info“ die Angaben, die du zuvor im Bedienfeld „Einen neuen benutzerdefinierten Bericht erstellen“ eingegeben hast.

Bei Bedarf kannst du den Namen und die Beschreibung des Berichts bearbeiten. Die Art des Berichts kann nach der Erstellung jedoch nicht mehr geändert werden.

Im Abschnitt „Berechtigung zum Herunterladen des Berichts von Link“ kannst du festlegen, ob sich Benutzer anmelden müssen, bevor sie einen Bericht über einen per E-Mail oder nach einem Hintergrundjob erhaltenen Link herunterladen können.

Standardmäßig ist die Option „Zum Herunterladen des Berichts ist eine Anmeldung erforderlich“ aktiviert. In diesem Fall müssen sich Benutzer zuerst auf der Plattform anmelden, bevor sie den Bericht herunterladen können.

Wenn du diese Option als Power User deaktivierst, kann jeder, der über den Link verfügt, den Bericht herunterladen. Beachte jedoch, dass dadurch das Risiko steigt, die Kontrolle über die bereitgestellten Daten zu verlieren.

Zeitzone für Datumsfelder

Im Abschnitt „Zeitzone für Datumsfelder“ legst du fest, in welcher Zeitzone Datums- und Zeitangaben im Bericht angezeigt und exportiert werden.

Betreibt dein Unternehmen beispielsweise mehrere Standorte in unterschiedlichen Zeitzonen, kannst du für jeden Standort einen eigenen Bericht mit der passenden Zeitzone erstellen.

Standardmäßig wird hier die Zeitzone verwendet, die du im Bereich „Einstellungen“ auf deiner Seite „Mein Profil“ festgelegt hast. Hast du dort keine eigene Zeitzone ausgewählt, verwendet die Plattform die Standardzeitzone aus den Erweiterten Einstellungen auf der Registerkarte „Datum und Uhrzeit“.

Sichtbarkeit

Im Abschnitt „Sichtbarkeit“ legst du fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen den von dir erstellten Bericht anzeigen dürfen.

Weitere Informationen findest du im Abschnitt „Sichtbarkeit von Berichten“.

Sichtbarkeit von Berichten

Im Abschnitt „Sichtbarkeit“ auf der Registerkarte „Eigenschaften“ legst du fest, welche Benutzer den Bericht auf der Seite „Neue Berichte“ sehen können.

Alle Superadmins

Der Bericht ist für alle Superadmins von SPEDIFORT (Also wir, der technische Support) der Plattform sichtbar.

Power User sehen den Bericht nicht – mit Ausnahme des Power Users, der den Bericht erstellt hat (abhängig von seinen Berichtsberechtigungen).

Alle Superadmins und die ausgewählten Power User

Der Bericht ist sichtbar für:

• alle Superadmins,
• den Ersteller des Berichts (abhängig von seinen Berechtigungen),
• sowie einen ausgewählten Kreis von Power Usern.

Du kannst dabei entweder:

• einzelne Power User namentlich auswählen,
• oder Gruppen bzw. Zweige festlegen.

Der Bericht ist dann für alle Power User mit entsprechenden Berichtsberechtigungen sichtbar, die entweder direkt ausgewählt wurden oder zu den angegebenen Gruppen bzw. Zweigen gehören.

Hinweise zur Sichtbarkeit für Power User

Unabhängig von den gewählten Sichtbarkeitseinstellungen bleibt ein Bericht immer für seinen Ersteller sichtbar. Wenn du als Power User einen Bericht erstellt hast, wird dieser daher weiterhin auf der Seite „Neue Berichte“ angezeigt – selbst wenn die Sichtbarkeit ausschließlich auf Superadmins oder auf eine Auswahl von Power Usern beschränkt wurde, zu der du nicht gehörst.

Damit ein Power User überhaupt auf die Seite „Neue Berichte“ zugreifen kann, benötigt er zusätzlich die Berechtigung „Berichte/Anzeigen“. Mit dieser Berechtigung kann er:

• sichtbare Berichte in der Vorschau anzeigen,
• und diese exportieren.

Erhält ein Power User zusätzlich die Berechtigung „Berichte/Bearbeiten“, kann er außerdem:

• neue Berichte erstellen,
• und für ihn sichtbare Berichte duplizieren.

Bitte beachte: Auch mit der Berechtigung „Berichte/Bearbeiten“ kann ein Power User nur die Berichte planen, bearbeiten oder löschen, die er selbst erstellt hat.

Auswahl der Filter

Im nächsten Fenster kann man nun verschiedene Einstellungen wählen:

Filterauswahlen:

• Auswahl aller Benutzer oder nur eines bestimmten Zweigs/ einer bestimmten Gruppe
• Anzeigen deaktivierter Benutzer: ja oder nein
• Anzeigen aller Kurse oder nur einer definierten Auswahl
• Anzeigen nach Einschreibungsstatus

Auswahl der Ansichtsoptionen

Hier gibst du an, welche Informationen der Bericht enthalten soll.

• Nutzerfelder (Namen, Status, E-Mail-Adresse)
• Kursfelder (kannst du außer Acht lassen)
• Einschreibungsfelder (Empfehlung: Registrierungsstatus, Endergebnis, Abschlussdatum)
• Statistiken (Session Time, Anzahl der Sitzungen)

Mit einem Klick auf ÄNDERUNGEN SPEICHERN kannst du den Bericht in der Vorschau einsehen.

Bitte beachte:

• In der Vorschau werden nur die ersten 100 Zeilen angezeigt, damit du dir schnell einen Überblick über deinen Bericht verschaffen kannst.
• Die Vorschau wird synchron erstellt und muss innerhalb eines festgelegten Zeitlimits abgeschlossen werden. Bei komplexen Abfragen kann dieses Zeitlimit überschritten werden, sodass die Vorschau nicht geladen werden kann. Um die Erstellung zu beschleunigen, kannst du deine Abfrage vereinfachen, indem du die Ansichtsoptionen oder Filter anpasst. Nachdem du den Bericht ausgeführt oder geplant hast, kannst du deine vollständigen Einstellungen wieder verwenden.
• Die in der Vorschau angezeigten Daten werden zufällig sortiert und entsprechen nicht der Sortierreihenfolge, die du auf der Registerkarte „Ansichtsoptionen“ festgelegt hast.

Exportieren deines benutzerdefinierten Berichts

Du kannst deinen Bericht als CSV (Comma Separated Values) oder Excel-Datei (XLS) exportieren.

Die maximale Größe beträgt:

• CSV: bis zu 1,5 Millionen Zeilen
• XLS: bis zu 1 Million Zeilen

Du hast zwei Möglichkeiten, einen benutzerdefinierten Bericht zu exportieren:

1. Öffne den Bericht und klicke oben rechts auf das Exportieren-Symbol. Wähle anschließend das gewünschte Dateiformat (CSV oder XLS) aus.
2. Öffne die Hauptseite „Builder für benutzerdefinierte Berichte“, suche den gewünschten Bericht in der Liste und klicke am Ende der Berichtszeile auf das Ellipsenmenü (⋮). Wähle anschließend „Exportieren“ und das gewünschte Dateiformat (CSV oder XLS) aus.

In der Regel dauert der Export deines Berichts nur wenige Minuten. Nachdem du den Export gestartet hast, wird er als Hintergrundjob ausgeführt. Du kannst deine Plattform und dein Gerät währenddessen ohne Einschränkungen weiter nutzen.

Sobald der Hintergrundjob abgeschlossen ist, wirst du per E-Mail benachrichtigt.

Du erhältst eine E-Mail mit einem Download-Link.

Planen eines benutzerdefinierten Berichts

Um den automatischen Versand eines Berichts per E-Mail zu planen, öffne die Registerkarte „Planen“ auf der Seite des benutzerdefinierten Berichts und aktiviere im Abschnitt „Aktivierung“ die Option „Zeitplanung für diesen Bericht aktivieren“.

Wähle anschließend aus, wie häufig der Bericht versendet werden soll:

• täglich,
• wöchentlich,
• oder monatlich.

Lege danach das Startdatum, die Uhrzeit und die Zeitzone fest.

Wenn du beispielsweise den 31. eines Monats auswählst und dieser in einem bestimmten Monat nicht existiert, wird der Bericht automatisch am letzten Tag des jeweiligen Monats versendet.

Bitte beachte: Berücksichtige bei der Auswahl der Zeitzone die Umstellung zwischen Sommer- und Winterzeit, da diese die Ausführungszeit des Berichts beeinflussen kann. Wenn die geplante Ausführung in den Zeitraum einer Zeitumstellung fällt, solltest du den Bericht erneut speichern und gegebenenfalls ein anderes Startdatum oder eine andere Uhrzeit wählen, um eine korrekte Datenerfassung sicherzustellen.

Anschließend kannst du bis zu 25 Empfänger-E-Mail-Adressen hinzufügen. Bestätige jede E-Mail-Adresse mit der Eingabetaste, damit sie übernommen wird.

Hinweis: Berichte werden nicht als E-Mail-Anhang, sondern als Download-Link (nur als CSV-Datei) versendet, um Probleme mit der Dateigröße zu vermeiden. Der Download-Link ist einen Monat lang gültig.

Wenn du regelmäßig daran erinnert werden willst, einen Bericht herunterzuladen, kannst du dies auch planen. Gib einfach den Zeitraum und deine E-Mail-Adresse an. So erhältst du automatisch eine Erinnerung per E-Mail.
Wichtig bei der Eingabe: Um dein Mail zu hinterlegen, klicke nach Eingabe der Adresse im Empfänger auf Enter. Sonst wird deine Mail nicht hinterlegt und du bekommst eine Fehlermeldung.