Einführung

Lernende und ihre Vorgesetzten haben oft Schwierigkeiten, Aufgaben in ihrer Arbeitsumgebung einfach und strukturiert zu überwachen. Beobachtungschecklisten sind ein benutzerfreundliches, in deine Lernplattform integriertes Tool. Damit kannst du beobachten und dokumentieren, wie Lernende und Teammitglieder ihre Aufgaben ausführen – mithilfe eines schnell konfigurierbaren Checklistenformats.

Du kannst Beobachtungschecklisten mit verschiedenen Antwortformaten erstellen, zum Beispiel Single-Choice, Multiple-Choice, Dropdown-Menüs und weiteren Antworttypen. Benutzer können die Checklisten für sich selbst oder für andere Benutzer der Plattform ausfüllen. Manager können sie außerdem für ihre Teammitglieder ausfüllen.

Mit diesem Tool erhältst du einen Überblick über den Fortschritt von Benutzern bei bestimmten Aufgaben – sowohl innerhalb als auch außerhalb der Plattform – über einen bestimmten Zeitraum hinweg. So kannst du überprüfen, ob Benutzer bestimmte Anforderungen erfüllen, die beispielsweise für deine täglichen Arbeitsabläufe relevant sind.

Checklisten können durch bestimmte Ereignisse, wie den Abschluss eines Kurses, ausgelöst oder für einen bestimmten Zeitpunkt geplant werden.

Darüber hinaus kannst du einem Kurs Beobachtungschecklisten als Schulungsunterlage hinzufügen. Dazu importierst du bereits erstellte Checklisten von der Verwaltungsseite „Beobachtungschecklisten“ in einen Kurs. Dies ist bei allen Kurstypen möglich.

Bitte beachte: Dieselbe Checkliste kann gleichzeitig:

• über die Verwaltungsseite für Beobachtungschecklisten geplant und bestimmten Benutzern zugewiesen werden,
• und über die Kursverwaltung als Schulungsunterlage in einen Kurs eingebunden werden.

Anwendungsfälle

Die Funktion „Beobachtungschecklisten“ bietet dir verschiedene Einsatzmöglichkeiten, zum Beispiel:

• Überwachen und sicherstellen, dass Benutzer gemäß festgelegten Anforderungen oder Prozessen arbeiten.
• Schnell überprüfen, wie Benutzer bestimmte Arbeitsaufgaben ausführen.
• Den Fortschritt von Benutzern bei bestimmten Aufgaben innerhalb oder außerhalb der Lernplattform verfolgen.
• Sicherstellen, dass Lernende das in formalen Schulungen erworbene Wissen auch in der Praxis anwenden.

Ein mögliches Beispiel ist das Onboarding neuer Mitarbeiter. Angenommen, neue Mitarbeiter werden in einen Lernplan eingeschrieben, dessen Kurse ihnen vermitteln, wie sie die Produkte deines Unternehmens richtig verwenden und warten. Nach Abschluss der Schulung ist es wichtig, dass sie ihre erworbenen Kenntnisse auch praktisch unter Beweis stellen.

Hierfür können Führungskräfte und Mitarbeiter gemeinsam Beobachtungschecklisten ausfüllen, deren Abschluss auf der Plattform nachverfolgt wird. Füllt ein Manager beispielsweise eine Onboarding-Checkliste für einen Mitarbeiter aus, entsteht ein dokumentierter Datensatz für Compliance-Zwecke. Gleichzeitig kannst du damit bestätigen, dass der neue Mitarbeiter das gewünschte Kompetenzniveau erreicht hat.

Bei der Konfiguration der Checkliste wählst du unter „Zeitpläne“ für die Option „Zu überprüfende Benutzer“ beispielsweise die Gruppe „Neue Mitarbeiter“ und für „Beobachter“ die Option „Direkter Manager“ aus.

Anschließend legst du fest, dass die Checkliste nach Abschluss eines Kurses verfügbar wird, und wählst den letzten Kurs im Lernplan des neuen Mitarbeiters als Auslöser aus.

Sobald der Mitarbeiter den letzten Kurs des Lernplans abgeschlossen hat, wird die Checkliste für den Manager verfügbar. Gleichzeitig wird die Benachrichtigung „Neue Beobachtungschecklisten für Manager zum Ausfüllen“ ausgelöst und an den Manager gesendet. So erfährt er, dass der neue Mitarbeiter nun überprüft werden kann.

Nachdem die Beobachtungscheckliste ausgefüllt wurde, kannst du als Power User alle abgeschlossenen Checklisten im Beobachtungschecklisten-Dashboard einsehen.

Die ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung:

Erstellen einer Beobachtungscheckliste

Um eine Beobachtungscheckliste zu erstellen, öffne als Power User zunächst über das Seitenmenü links auf deiner Plattform das INHALT UND LIEFERUNG-MENÜ.

Wähle anschließend im Abschnitt die Option „Beobachtungschecklisten“ aus.

Auf der Seite „Beobachtungschecklisten“ kannst du deine Checklisten erstellen und verwalten.

Wenn du noch keine Checklisten erstellt hast, wird dir eine leere Seite ohne Checklisten angezeigt. Hast du bereits eine oder mehrere Checklisten erstellt, findest du diese auf der Seite „Beobachtungschecklisten“. Dort kannst du die Details deiner Checklisten einsehen und sie bearbeiten, duplizieren oder löschen.

Um eine Checkliste zu bearbeiten, zu duplizieren oder zu löschen, klicke auf das Ellipsensymbol auf der rechten Seite der jeweiligen Checkliste und wähle die gewünschte Option aus.

Wenn du eine Checkliste duplizierst, wird eine neue Checkliste mit denselben Elementen und Elementgruppen sowie derselben Konfiguration wie die ursprüngliche Checkliste erstellt.

Anschließend kannst du die duplizierte Checkliste nach deinen Anforderungen bearbeiten und planen. Die neue Checkliste enthält zunächst keine Zeitpläne. Daher werden in der Spalte „Zeitpläne“ auf der Seite „Beobachtungschecklisten“ keine Zeitpläne angezeigt. Weitere Informationen zur Planung findest du im Abschnitt „Planen und Auswählen von Benutzern für eine Checkliste“ weiter unten in diesem Artikel.

Du kannst auch eine bereits duplizierte Checkliste erneut duplizieren.

Bitte beachte: Du kannst eine Checkliste nicht löschen, solange sie einem oder mehreren Kursen zugeordnet ist. Um sie löschen zu können, musst du zunächst die entsprechende Checklisten-Schulungsunterlage aus allen Kursen entfernen, in denen sie verwendet wird.

Wenn du auf das Symbol in der Spalte „Kurse“ klickst, gelangst du zur Registerkarte „Kurse“. Dort siehst du eine Liste aller Kurse, mit denen die Checkliste verknüpft ist.

Um eine neue Checkliste zu erstellen, klicke oben rechts auf der Seite auf den Button „Neue Checkliste“. Daraufhin öffnet sich rechts das Bedienfeld „Checkliste erstellen“.

Gib im Abschnitt „Details“ einen Code, einen Namen und eine Beschreibung für deine Checkliste ein. Das einzige Pflichtfeld ist „Name“. Wenn du die Eigenschaften der Checkliste fertig konfiguriert hast, klicke auf „Erstellen und bearbeiten“.

 

Nachdem du auf „Erstellen und bearbeiten“ geklickt hast, öffnet sich die Konfigurationsseite deiner Checkliste. Sie besteht aus fünf Registerkarten:

• Eigenschaften
• Fragen
• Vorschau
• Zeitpläne
• Kurse

Auf der Registerkarte „Eigenschaften“ findest du die Informationen, die du zuvor im Bedienfeld „Checkliste erstellen“ eingegeben hast. Du kannst diese Angaben bei Bedarf jederzeit bearbeiten.

Wenn du am Ende jedes Checklistenpunkts einen Bereich für freie Notizen hinzufügen möchtest, aktiviere im Abschnitt „Optionen“ das entsprechende Kontrollkästchen.

Möchtest du außerdem, dass die Beobachter – also die Personen, die die Checkliste ausfüllen – die Antworten vor dem Schließen überprüfen, aktiviere im Abschnitt „Optionen“ das Kontrollkästchen „Abnahmeprüfung“.

Ist die Abnahmeprüfung aktiviert, müssen die Beobachter am Ende der Checkliste eine Bewertung der ausgefüllten Checkliste abgeben:

• Daumen hoch, wenn sie die Antworten akzeptieren.
• Daumen runter, wenn sie die Antworten nicht akzeptieren.

Bitte beachte: Die Checkliste gilt unabhängig von der Bewertung des Beobachters als ausgefüllt – sowohl bei Daumen hoch als auch bei Daumen runter.

Hinzufügen von Fragen zu einer Beobachtungscheckliste

Öffne auf der Seite deiner Checkliste die Registerkarte „Fragen“, um neue Fragengruppen sowie einzelne Fragen innerhalb der erstellten Gruppen hinzuzufügen.

Auf dieser Registerkarte siehst du die gesamte Struktur deiner Checkliste.

Du kannst Elemente in Gruppen zusammenfassen, um sie beispielsweise:

• nach bestimmten Themen zu organisieren,
• oder danach zu gruppieren, wann sie überprüft werden sollen.

So kannst du beispielsweise separate Gruppen für Aufgaben erstellen, die:

• vor Beginn einer Aktivität,
• während einer Aktivität,
• oder nach Abschluss einer Aktivität

überprüft werden sollen.

Klicke auf Create Group („Neue Elementgruppe“), um eine neue Gruppe hinzuzufügen. Daraufhin öffnet sich ein Bedienfeld, in dem du die Details der neuen Elementgruppe konfigurieren kannst.

Gib einen Gruppennamen ein – dies ist das einzige Pflichtfeld – und fülle bei Bedarf das Feld „Beschreibung/Anweisungen“ aus.

Der Gruppenname sowie die Beschreibung bzw. Anweisungen werden standardmäßig in der Checkliste angezeigt. Möchtest du den Gruppennamen ausblenden, aktiviere die Option „Gruppennamen nicht in der Checkliste anzeigen“.

Wenn du fertig bist, klicke auf „Erstellen“. Wiederhole diesen Vorgang, um weitere Gruppen anzulegen. Du kannst beliebig viele Gruppen erstellen.

Klicke anschließend auf den "Add Question"-Button („Neues Element“), um der erstellten Gruppe eine neue Frage hinzuzufügen. Gib den Namen des Elements in das Feld „Element“ ein und wähle einen der folgenden Antworttypen aus:

• Kurze Antwort
• Absatz
• Einzel-Wahl
• Mehrfachauswahl
• Skala
• Dropdown
• Datumsauswahl

Abhängig vom ausgewählten Antworttyp werden unterhalb des Elements die entsprechenden Antwortfelder angezeigt.

Um eine Elementgruppe zu bearbeiten, zu löschen oder zu duplizieren oder ein einzelnes Element innerhalb einer Gruppe zu löschen oder zu duplizieren, klicke rechts im jeweiligen Gruppen- oder Elementbereich auf das Ellipsensymbol und wähle die gewünschte Aktion aus.

Du kannst außerdem die Reihenfolge der Gruppen und Fragen per Drag-and-Drop ändern. Bewege dazu den Mauszeiger an den linken Rand der entsprechenden Zeile, bis das Verschiebesymbol erscheint. Ziehe anschließend die Gruppe oder das Element an die gewünschte Position.

Anzeigen der Vorschau deiner Beobachtungscheckliste

Auf der Registerkarte „Vorschau“ der Checkliste kannst du dir ansehen, wie die von dir als Superadmin erstellte und auf den Registerkarten „Eigenschaften“ und „Fragen“ konfigurierte Checkliste dargestellt wird.

Alle Änderungen, die du auf den Registerkarten „Eigenschaften“ und „Fragen“ vornimmst und speicherst, werden automatisch in der Vorschau der Checkliste übernommen.

Die Vorschau zeigt die Checkliste so, wie sie später für den Benutzer oder Manager erscheint, der sie ausfüllt.

Wenn du vorab testen möchtest, wie die Checkliste für deine Benutzer funktioniert, kannst du die auf der Registerkarte „Vorschau“ angezeigte Checkliste auch selbst ausfüllen.

Planen und Auswählen von Benutzern für eine Checkliste

Wechsle auf der Seite deiner Checkliste zur Registerkarte „Zeitpläne“. Dort kannst du die von dir erstellte Beobachtungscheckliste konfigurieren und planen oder bestehende Zeitpläne verwalten.

Wenn du die Checkliste noch nicht geplant hast, wird eine leere Seite ohne Zeitpläne angezeigt.

Hast du die Checkliste bereits geplant, findest du auf dieser Registerkarte alle vorhandenen Zeitpläne für die Checkliste.

Um deine Checkliste zu planen, klicke oben rechts auf den Zeitplan-Button („Checkliste planen“) .

Daraufhin öffnet sich rechts das Bedienfeld „Checkliste planen“. Dieses ist in drei Schritte unterteilt:

Erster Schritt: Wähle die zu überprüfenden Benutzer aus

Lege im ersten Schritt fest, welche Benutzer überprüft werden sollen.

Du kannst Benutzer anhand folgender Kriterien auswählen:

• Zugehörigkeit zu einer Gruppe
• Zugehörigkeit zu einem Zweig
• Einzelne Benutzer

Wähle anschließend die gewünschten Gruppen, Zweige oder einzelnen Benutzer aus der entsprechenden Tabelle im unteren Bereich des Fensters „Checkliste planen“ aus.

Du kannst bis zu 10 einzelne Benutzer auswählen.

Bitte beachte: Wenn du einen Zweig auswählst, werden dessen Unterzweige nicht automatisch mit ausgewählt. Möchtest du einen oder mehrere Unterzweige einbeziehen, klicke auf den Pfeil rechts in der entsprechenden Zweigzeile und wähle die gewünschten Unterzweige manuell aus.

Weitere Informationen findest du in den Artikeln zu Gruppen und Zweigen.

Wenn du deine Auswahl abgeschlossen hast, klicke auf „Weiter“, um zum zweiten Schritt zu gelangen.

Zweiter Schritt: Lege die Checklisten-Beobachter und die Checklisten-Genehmigung fest

Wähle in diesem Schritt die Beobachter der Checkliste aus – also die Personen, die sie ausfüllen sollen. Optional kannst du zusätzlich eine Person bestimmen, die die ausgefüllte Checkliste genehmigt.

Die ausgewählten Beobachter – Manager oder benutzerdefinierte Benutzer – arbeiten gemeinsam an derselben Checkliste, geben ihre Antworten jedoch individuell ab:

• Beobachter können nur Elemente beantworten, die noch nicht von anderen Beobachtern ausgefüllt wurden.
• Beobachter können ihre eigenen Antworten ändern, solange die Checkliste noch nicht abgesendet wurde.
• Sobald alle Fragen beantwortet sind, können Beobachter die Checkliste absenden.

Checklisten-Beobachter

Lege fest, wer die Checkliste ausfüllen soll:

• Selbstbeobachter: Die im ersten Schritt ausgewählten Benutzer füllen die Checkliste selbst aus.
• Externe Beobachter: Ein oder mehrere andere Benutzer – entweder Manager oder andere Plattformbenutzer – füllen die Checkliste für die im ersten Schritt ausgewählten Benutzer aus.
  • Manager: Gib den Namen eines oder mehrerer Managertypen ein und wähle die gewünschten Managertypen aus.
  • Ausgewählte Benutzer: Wähle die Benutzer aus, die für das Ausfüllen der Checkliste verantwortlich sind. Du kannst alle Benutzer einer Gruppe oder eines Zweigs oder eine individuelle Auswahl von bis zu 10 Benutzern auswählen.

Benutzer, die zum Ausfüllen einer Checkliste zugewiesen wurden, erhalten eine Benachrichtigung im Benachrichtigungsbereich der Plattform.

Sie können ihre Checklisten über die integrierte Seite „Meine Checklisten“ ausfüllen.

Manager können Checklisten für ihre Teammitglieder außerdem über „Mein Team“ > „Checklisten“ verwalten.

Genehmigung der Checkliste

Du kannst festlegen, ob die von dir konfigurierte Checkliste von einer anderen Person genehmigt werden muss. Aktiviere dazu das entsprechende Kontrollkästchen.

Nach der Aktivierung werden zwei Optionen angezeigt. Du kannst auswählen, ob ein Manager oder ein ausgewählter Benutzer für die Genehmigung der Checkliste verantwortlich sein soll.

• Manager: Wähle den gewünschten Managertyp aus. Der entsprechende Manager der Benutzer, die die Checkliste ausgefüllt haben, muss die Checkliste anschließend genehmigen oder ablehnen.
• Ausgewählte Benutzer: Wenn ein bestimmter Benutzer die Checkliste genehmigen oder ablehnen soll, wähle diese Option aus und gib den Namen des Benutzers in das entsprechende Feld ein.

Manager oder Benutzer, die eine Checkliste genehmigen müssen, erhalten eine Benachrichtigung im Benachrichtigungsbereich der Plattform. Anschließend können sie die ihnen zugewiesene Checkliste überprüfen und genehmigen oder ablehnen.

Wird die Checkliste abgelehnt, wird sie an die Benutzer zurückgesendet, die sie ausgefüllt haben – also an die Beobachter. Diese können ihre Antworten anschließend korrigieren.

Unabhängig davon, ob die Checkliste genehmigt oder abgelehnt wird, erhalten die Beobachter eine entsprechende Benachrichtigung über die Entscheidung.

Wenn du diesen Schritt abgeschlossen hast, klicke erneut auf „Weiter“, um mit dem nächsten Schritt fortzufahren.

Dritter Schritt: Lege einen Zeitraum für deine Checkliste fest

Im Schritt „Zeitraum“ legst du fest, wann die Beobachtungscheckliste verfügbar wird. Dafür stehen dir verschiedene Aktivierungsoptionen zur Verfügung.

Jederzeit

Wählst du „Jederzeit“, legst du lediglich ein Startdatum fest. Ab diesem Datum ist die Checkliste dauerhaft verfügbar.

Benutzer können sie beliebig oft ausfüllen. Nach dem Ausfüllen steht sie sofort wieder zur Verfügung.

Zeitrahmen planen

Mit der Option „Zeitrahmen planen“ ist die Checkliste innerhalb des von dir definierten Start- und Enddatums verfügbar.

Soll die Checkliste regelmäßig wiederholt werden, wähle im Dropdown-Menü „Wiederholungen“ das gewünschte Intervall aus.

Achte darauf, dass die Anzahl der Tage zwischen Start- und Enddatum ein Vielfaches des gewählten Wiederholungsintervalls ist. Soll eine Checkliste beispielsweise ab dem 1. März alle zwei Wochen wiederholt werden, muss das Enddatum des ersten Zeitraums auf den 14. März festgelegt werden.

Als Startdatum kannst du auch das aktuelle Datum auswählen.

Basierend auf Kursabschluss

Soll die Checkliste durch den Abschluss eines bestimmten Kurses ausgelöst werden, wähle „Basierend auf Kursabschluss“ und gib den entsprechenden Kurs im darunterliegenden Feld an.

Wenn du die Konfiguration abgeschlossen hast, klicke auf „Bestätigen“. Eine Meldung am unteren Seitenrand bestätigt anschließend, dass die Checkliste erfolgreich geplant wurde.

Nach der Planung erscheint die Checkliste auf der Registerkarte „Zeitpläne“. Dort werden unter anderem folgende Informationen angezeigt:

• zu überprüfende Benutzer,
• Beobachter,
• Genehmiger,
• Gültigkeit der Checkliste,
• Status,
• Wiederholungen.

Der angezeigte Status bezieht sich auf den Zeitplan, nicht auf den Bearbeitungsstatus der einzelnen Checklisten. Bei einem zukünftigen Startdatum lautet der Status zunächst „Geplant“. Sobald der Zeitplan aktiv wird, wechselt er zu „In Bearbeitung“ und bleibt dort, bis die Checkliste aus dem Zeitplan entfernt wird.

Den Status einzelner Checklisten kannst du über das Dashboard „Beobachtungschecklisten“ überprüfen.

Um einen Zeitplan zu bearbeiten oder zu löschen, klicke auf das Ellipsensymbol am Ende der entsprechenden Zeile und wähle die gewünschte Aktion aus.

Wenn du einen Zeitplan löschst:

• kannst du optional auch Checklisten löschen, die Benutzern bereits zugewiesen, aber noch nicht abgeschlossen wurden;
• bleiben bei einer anschließenden Bearbeitung und Neuplanung für Benutzer, die ihre Checkliste bereits zur Genehmigung eingereicht haben, die alten Versionen sichtbar, bis der Genehmigungsprozess abgeschlossen ist.

Die Checkliste ist nun erstellt und zugewiesen.

Wie du eine Checkliste in einen Kurs einbaust wir dir hier erklärt: Admin-Schulung - Checklisten als Schulungsinhalt verwalten

Checkliste - zugeordnete Benutzer:

Für den Mitarbeiter, dem die Checkliste zugewiesen wurde, ist diese in Meine ToDos → Checklisten ersichtlich.

Hier kann der User die Checkliste anklicken und ausfüllen.

Checkliste - Bei Genehmigung:

Wenn die Checkliste eine Genehmigung erfordert, wird sie dem Verantwortlichen wieder vorgelegt.

Dieser kann die Liste ebenfalls unter Meine ToDos → Checklisten­­ finden, mit dem Zusatz „Genehmigung ausständig seit _._._“

Hier kann die verantwortliche Person die ausgefüllte Liste kontrollieren und sie GENEHMIGEN oder auch ABLEHNEN.

In beiden Fällen kann zusätzlich noch eine Begründung als Notiz hinterlegt werden.

Im Fall einer Ablehnung wird die Checkliste dem Benutzer wieder vorgelegt, so dass dieser auf die Notizen reagieren und die Liste nochmal bearbeiten kann.