In diesem Video zeigen wir dir, wie du mit Hilfe unserer Spedifort-Checklisten Prozesse optimieren kannst.

 

Die ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung:

Checklisten:

Mit diesem Tool kannst du Prozesse, wie beispielsweise das Onboarding neuer Mitarbeiter oder die Abfahrtskontrolle, mit einem gleichbleibenden, qualitativen Standard abwickeln und überprüfen.

 

Zuerst begibst du dich über das Einstellungsrad (rechts oben ) in das Admin-Menü. Dann klickst du auf den Button Beobachtungschecklisten.

Um eine Checkliste zu erstellen, klickst du auf das Icon  und benennst die anzulegende Liste.

Du kannst auch direkt folgende Optionen auswählen:

• am Ende der Liste einen Bereich für freie Notizen hinzufügen
• die Liste von einem Manager als “erledigt” oder “nicht erledigt” kennzeichnen lassen

Nach der Eingabe bestätigst du mit ERSTELLEN UND BEARBEITEN.

 

Im Fenster des Bearbeitungsbereichs hast du bei ELEMENTE die Möglichkeit, verschiedene Elemente einzubauen, die in Gruppen unterteilt werden können.

Diesen Gruppen kannst du Elemente hinzufügen, wobei du bei Antworttypen auswählst:

• Kurzantwort
• Ganzer Absatz
• Auswahlmöglichkeit mit einer möglichen Antwort (Einzel-Wahl)
• Auswahlmöglichkeit mit Mehrfach-Auswahl
• Antwortdarstellung als Dropdown-Menü
• Datumsauswahl
• Zeitauswahl

Unter VORSCHAU kannst du die Checkliste überprüfen.

 

 

 

Sobald du alle Elemente hinzugefügt hast, muss noch ein Zeitplan hinterlegt werden, nach welchem die Checkliste abzuarbeiten ist.

Hierfür klickst du auf den Button .

 

 

 

Im Fenster „Checkliste planen“ gibt es nun verschiedene Auswahlmöglichkeiten, um Nutzer einer Checkliste zuzuordnen: eine Gruppe, einen Bereich oder einzelne Nutzer.

 

 

 

Im 2. Punkt „Beobachtung und Genehmigung” kannst du auswählen, wer die Checkliste ausfüllen soll:

• Selbstbeobachter: Die Benutzer, die du der Checkliste hinzugefügt hast, müssen diese ausfüllen.
• Manager: Ein Manager ist für das Ausfüllen zuständig.
• Benutzerdefinierte Benutzer: Ein definierter Benutzer ist zuständig.

Checklisten-Genehmigung = Soll die Checkliste von einer weiteren Person genehmigt werden?

 

 

 

Im 3. Punkt steht dir der Zeitraum für die Bearbeitung zur Auswahl:

• Jederzeit, ab einem von dir bestimmten Datum
• In einem festgelegten Zeitraum
• Nach Abschluss eines gewählten Kurses

 

Die Checkliste ist nun erstellt und zugewiesen.

 

 

 

 

Checkliste - zugeordnete Benutzer:

Für den Mitarbeiter, dem die Checkliste zugewiesen wurde, ist diese im Menü → Meine Checklisten ersichtlich.

Hier kann der User die Checkliste anklicken und ausfüllen.

 

Checkliste - Bei Genehmigung:

Wenn die Checkliste eine Genehmigung erfordert, wird sie dem Verantwortlichen wieder vorgelegt.

Dieser kann die Liste ebenfalls unter Menü → Meine Checklisten­­ finden, mit dem Zusatz „Genehmigung ausständig seit _._._“

Hier kann die verantwortliche Person die ausgefüllte Liste kontrollieren und sie GENEHMIGEN oder auch ABLEHNEN.

In beiden Fällen kann zusätzlich noch eine Begründung als Notiz hinterlegt werden.

Im Fall einer Ablehnung wird die Checkliste dem Benutzer wieder vorgelegt, so dass dieser auf die Notizen reagieren und die Liste nochmal bearbeiten kann.