Einführung

Gruppen helfen dir dabei, deine Plattform gezielt auf verschiedene Zielgruppen auszurichten, z. B. auf neue Mitarbeiter, einzelne Abteilungen oder regionale Teams. Sie ermöglichen es dir, Benutzer zusätzlich zu den Zweigen zu segmentieren, indem du Regeln auf Basis von Kriterien wie Berufsbezeichnung, Standort oder Einstellungsdatum verwendest.

Mit Gruppen kannst du unter anderem den Zugriff auf Kurse steuern.

Dieser Artikel erklärt, wie du Gruppen – sowohl manuell als auch automatisch – konfigurierst. Du erfährst, wie du Benutzer zu Gruppen hinzufügst oder daraus entfernst, Gruppeneigentümer verwaltest, Benutzer per CSV zuweist sowie Gruppen aktivierst oder deaktivierst.

Außerdem lernst du, wie du Eignungsbedingungen definierst, automatische Gruppenzuweisungen durch manuelle Änderungen überschreibst, deaktivierte Benutzer behandelst und wie das System die Gruppenmitgliedschaft automatisch aktualisiert.

Manuelle und automatische Gruppen

Du kannst zwei Arten von Gruppen konfigurieren:

Manuelle Gruppen

Manuelle Gruppen werden erstellt, indem du Benutzer manuell hinzufügst oder entfernst. Sie eignen sich besonders für kleinere oder feste Benutzergruppen, deren Mitglieder keine gemeinsamen Merkmale in ihren Benutzerprofilen haben.

Alle Änderungen an der Gruppenmitgliedschaft müssen von einem Power User vorgenommen werden.

Automatische Gruppen

Automatische Gruppen werden anhand von Regeln, die von Power Usern definiert wurden, automatisch befüllt. Benutzer werden automatisch zur Gruppe hinzugefügt oder daraus entfernt, sobald sich ihre Daten ändern.

Die Gruppenzugehörigkeit kann beispielsweise auf folgenden Kriterien basieren:

• dem Einschreibungsstatus in bestimmten Kursen,
• der Zugehörigkeit zu bestimmten Zweigen oder manuellen Gruppen,
• oder den Werten bestimmter Benutzerprofilfelder.

Automatische Gruppen eignen sich besonders für die Verwaltung großer oder sich häufig ändernder Benutzergruppen und ermöglichen eine effiziente Skalierung der Gruppenverwaltung.

Bitte beachte:

Um die Flexibilität zu erhöhen, kannst du Benutzern auch in automatischen Gruppen manuell eine Gruppenmitgliedschaft zuweisen und damit die definierten Eignungsregeln umgehen.

• Benutzer, die manuell zugewiesen wurden, bleiben unabhängig von den Eignungsregeln so lange Mitglied der Gruppe, bis die manuelle Zuweisung entfernt wird.
• Entfernst du die manuelle Zuweisung, entscheidet die automatische Gruppenlogik über die weitere Mitgliedschaft:
  • Erfüllt der Benutzer die Eignungsbedingungen nicht, wird er aus der Gruppe entfernt.
  • Erfüllt der Benutzer die Eignungsbedingungen doch, bleibt er Mitglied der Gruppe.

Erstellen von Gruppen

Um eine neue Gruppe zu erstellen, melde dich als Power User auf der Plattform an und öffne das Seitenmenü.

Wähle anschließend im Bereich „PERSONEN-MENÜ“ den Menüpunkt „Gruppen“ aus.

Klicke auf der Hauptseite „Gruppen“ oben rechts auf den "Neue Gruppe"-Button.

Gib im rechten Bedienfeld „Neue Gruppe“ einen Namen und optional eine Beschreibung für die Gruppe ein.

Wähle anschließend aus, wie die Gruppe befüllt werden soll:

• manuell oder
• automatisch.

Klicke danach auf „Erstellen und bearbeiten“.

Anschließend kannst du die Gruppenkonfiguration wie in den folgenden Abschnitten beschrieben fortsetzen.

Manuelle Gruppen

Wenn du eine manuelle Gruppe erstellst, gelangst du nach der Eingabe des Gruppennamens und der Beschreibung auf die Registerkarte „Eigenschaften“ der Gruppe.

Im Abschnitt „Allgemein“ kannst du den Gruppennamen und die Beschreibung jederzeit ändern.

Wechsle anschließend zur Registerkarte „Benutzer“ und klicke oben rechts auf „Benutzer zuweisen“.

Nun kannst du auswählen, wie du die Gruppe befüllen möchtest:

• durch die Auswahl einzelner Benutzer,
• durch das Kopieren von Benutzern aus einer bestehenden Gruppe,
• oder durch das Kopieren von Benutzern aus einem Zweig.

Du kannst den Vorgang zum Befüllen der Gruppe beliebig oft wiederholen und dabei verschiedene Methoden kombinieren. Nach der Eingabe klickst du auf „BESTÄTIGEN“.

Sobald Benutzer zur Gruppe hinzugefügt wurden, werden sie auf der Registerkarte „Benutzer“ der Gruppenseite angezeigt.

Um einen Benutzer aus der Gruppe zu entfernen, fahre mit der Maus ans Ende der entsprechenden Benutzerzeile, klicke auf das Ellipsenmenü (⋮) und wähle „Entfernen“ aus.

Um mehrere Benutzer gleichzeitig zu entfernen, markiere die Kontrollkästchen neben den gewünschten Benutzernamen. Klicke anschließend unten rechts auf „Aktion auswählen“ und wähle „Entfernen“.

Du kannst die Benutzerliste außerdem als CSV-Datei exportieren, indem du oben rechts auf „Benutzerliste als CSV exportieren“ klickst.

Bitte beachte:

• Ein Benutzer kann gleichzeitig Mitglied mehrerer Gruppen sein.
• Benutzer können jederzeit zu einer Gruppe hinzugefügt oder daraus entfernt werden.

Am Ende schaltest du die Gruppe im "Status" auf "Aktiv" und klickst auf ÄNDERUNGEN SPEICHERN.

Automatische Gruppen

Wichtig: Automatische Gruppen können von dir zwar erstellt werden, für die Einrichtung der Bedingungen (Automatismen) benötigst du jedoch die Unterstützung unseres Supports, den du unter support@spedifort.com erreichst.

Mit automatischen Gruppen kannst du dynamische Gruppen erstellen, deren Mitglieder anhand einer oder mehrerer Bedingungen automatisch hinzugefügt oder entfernt werden.

Erfüllt ein Benutzer die festgelegten Bedingungen nicht mehr, wird er automatisch aus der Gruppe entfernt.

Nachdem du den Gruppennamen und die Beschreibung festgelegt hast, gelangst du auf die Registerkarte „Eigenschaften“ der Gruppe. Dort kannst du im Abschnitt „Allgemein“ den Gruppennamen und die Beschreibung jederzeit bearbeiten.

Optionen

Im Abschnitt „Optionen“ kannst du festlegen, ob deaktivierte Benutzer automatisch aus der Gruppe entfernt werden sollen. Diese Einstellung betrifft nur Benutzer, die aufgrund einer automatischen Regel zur Gruppe hinzugefügt wurden.

Aktivierst du diese Option, werden deaktivierte Benutzer bei der automatischen Gruppenbefüllung nicht berücksichtigt. Das bedeutet:

• Nur aktivierte Benutzer, die die festgelegten Eignungsbedingungen erfüllen, werden automatisch zur Gruppe hinzugefügt.
• Benutzer, die zuvor automatisch zur Gruppe hinzugefügt wurden, werden automatisch aus der Gruppe entfernt, sobald sie deaktiviert werden.

Bitte beachte: Diese Einstellung gilt ausschließlich für automatisch hinzugefügte Benutzer. Du kannst deaktivierte Benutzer weiterhin manuell zu einer automatischen Gruppe hinzufügen, wie im Abschnitt „Manuelle Verwaltung automatischer Gruppen“ beschrieben.

Eignungsbedingungen

Wechsle zum Abschnitt „Eignung“, um die Bedingungen für die automatische Befüllung der Gruppe festzulegen. Benutzer werden abhängig von den von dir definierten Regeln automatisch zur Gruppe hinzugefügt oder daraus entfernt.

Damit die automatische Gruppenverwaltung flexibel bleibt, werden die Bedingungen in Bedingungssätzen organisiert.

• Du kannst bis zu 50 Bedingungssätze erstellen.
• Jeder Bedingungssatz kann bis zu 10 Bedingungen enthalten.

Für jeden Bedingungssatz legst du fest, ob ein Benutzer:

• alle Bedingungen des Satzes erfüllen muss,
• oder mindestens eine Bedingung erfüllen muss.

Wenn du mehrere Bedingungssätze verwendest, kannst du zusätzlich festlegen, ob:

• alle Bedingungssätze erfüllt sein müssen,
• oder ob mindestens ein Bedingungssatz erfüllt sein muss, damit ein Benutzer automatisch zur Gruppe hinzugefügt wird.

Um einen neuen Bedingungssatz zu erstellen, klicke auf „Neuer Satz“.

Klicke im rechten Bereich auf das Dropdown-Menü „Bedingung“ und wähle eine der folgenden Optionen aus:

Einschreibungsstatusbasierte Bedingung

Verwende diese Bedingung, um Benutzer abhängig von ihrem Einschreibungsstatus in einem Kurs automatisch einer Gruppe zuzuweisen.

Beispielsweise kannst du alle Benutzer, die den Einführungskurs „Kundenbetreuung“ abgeschlossen haben, automatisch der Gruppe „Kundenbetreuung“ zuordnen.

Weitere Informationen findest du im Abschnitt zum Einschreiben von Benutzern in Kurse.

Zweigbasierte Bedingung

Verwende diese Bedingung, um Benutzer anhand ihres Zweigs automatisch einer Gruppe zuzuweisen.

Wenn du mehrere Zweige auswählst, genügt es, wenn ein Benutzer einem der ausgewählten Zweige angehört, um die Bedingung zu erfüllen.

Enthält ein ausgewählter Zweig Unterzweige, werden diese standardmäßig nicht berücksichtigt.

Du kannst alle Unterzweige einschließen, indem du zweimal auf das Kontrollkästchen neben dem Zweignamen klickst. Alternativ kannst du einzelne Unterzweige auswählen, indem du auf den Pfeil am Ende der Zweigzeile klickst und die gewünschten Unterzweige markierst.

Manuelle gruppenbasierte Bedingung

Mit dieser Bedingung kannst du Benutzer auf Grundlage ihrer Mitgliedschaft in einer manuellen Gruppe automatisch zu einer Gruppe hinzufügen oder davon ausschließen.

Wähle im Dropdown-Menü „Operator“ eine der folgenden Optionen aus und anschließend die gewünschte manuelle Gruppe:

• Gehört zu: Alle Mitglieder der ausgewählten manuellen Gruppe werden automatisch der Gruppe hinzugefügt.
• Gehört nicht zu: Alle Mitglieder der ausgewählten manuellen Gruppe werden von der automatischen Gruppe ausgeschlossen. Ist dies die einzige Bedingung, umfasst die automatische Gruppe alle Benutzer der Plattform – außer den Mitgliedern der ausgewählten Gruppe. Das gilt auch für Benutzer, die keiner Gruppe zugeordnet sind.

Zusätzliche Benutzerfelderbasierte Bedingung

Mit dieser Bedingung kannst du Benutzer anhand des Werts eines zusätzlichen Benutzerfelds automatisch einer Gruppe zuweisen.

Wähle zunächst das gewünschte zusätzliche Benutzerfeld aus und anschließend den Wert, der als Bedingung dienen soll. Welche Werte zur Verfügung stehen, hängt von den Einstellungen des jeweiligen Benutzerfelds ab.

Je nach Feldtyp stehen unterschiedliche Operatoren zur Verfügung:

Für Textfelder:

• enthält – der Text muss den angegebenen Begriff enthalten.
• ist gleich – der Text muss exakt dem angegebenen Begriff entsprechen.
• ist nicht gleich – der Text darf nicht dem angegebenen Begriff entsprechen.

Mit „ist gleich“ und „ist nicht gleich“ kannst du bis zu 10 Werte auswählen. Mit „enthält“ ist nur ein Wert möglich.

Für Datumsfelder:

• am
• ist nach
• ist vor
• liegt im Bereich

Für Dropdown-Felder:

• Wert ist
• Wert ist nicht

Hier können ebenfalls bis zu 10 Werte ausgewählt werden.

Wenn mehr als 250 zusätzliche Benutzerfelder vorhanden sind, werden im Dropdown-Menü nur die ersten 250 angezeigt. Ist das gewünschte Benutzerfeld nicht sichtbar, gib seinen Namen in das Suchfeld ein und wähle es aus den Suchergebnissen aus.

Benutzerfeldbasierte Bedingung

Mit dieser Bedingung kannst du Benutzer anhand der Standard-Benutzerfelder automatisch einer Gruppe zuweisen.

E-Mail-Adresse

Benutzer werden automatisch der Gruppe zugeordnet, wenn ihre E-Mail-Adresse das angegebene Schlüsselwort enthält. Pro Bedingung kann ein Schlüsselwort definiert werden.

Sprache

Benutzer werden automatisch anhand der Sprache zugeordnet, die sie im Bereich „Mein Profil“ ausgewählt haben.

Wenn ein Benutzer keine Sprache festgelegt hat, verwendet die Plattform automatisch die Standard-Plattformsprache, die in der Sprachverwaltung definiert wurde.

Füge dem Bedingungssatz die gewünschten Bedingungen hinzu. Lege anschließend fest, ob alle Bedingungen oder mindestens eine Bedingung erfüllt sein muss, damit Benutzer der Gruppe hinzugefügt werden.

Wähle dazu im Bedienfeld „Neue Bedingungen“ oben rechts eine der folgenden Optionen aus:

• Alle Bedingungen müssen erfüllt werden
• Mindestens eine Bedingung muss erfüllt werden

Klicke anschließend auf „ERSTELLEN“, um den Bedingungssatz zu speichern.

Wiederhole diesen Vorgang, wenn du weitere Bedingungssätze erstellen möchtest.

Sobald mehrere Bedingungssätze vorhanden sind, kannst du über das Dropdown-Menü oben rechts im Bereich „Bedingungen verwalten“ festlegen, ob:

• alle Bedingungssätze erfüllt sein müssen,
• oder mindestens ein Bedingungssatz erfüllt sein muss, damit Benutzer automatisch der Gruppe hinzugefügt werden.

Tipp: Wenn du mehrere Bedingungssätze verwendest, kannst du zwei Ebenen der Logik definieren:

• Zwischen den Bedingungssätzen: Soll „Alle Sätze“ oder „Mindestens einer der Sätze“ erfüllt sein?
• Innerhalb jedes einzelnen Bedingungssatzes: Sollen „Alle Bedingungen“ oder „Mindestens eine Bedingung“ erfüllt sein, damit der jeweilige Satz als erfüllt gilt?

Nachdem du alle Bedingungssätze konfiguriert hast, klicke auf „Änderungen speichern“, um die automatische Befüllung der Gruppe zu starten.

Benutzer werden automatisch zur Gruppe hinzugefügt, sobald sie die von dir definierten Bedingungen erfüllen. Sie werden anschließend auf der Registerkarte „Benutzer“ angezeigt. Als Zuweisungsmethode wird „Automatisch“ angegeben.

Bitte beachte, dass die automatische Gruppenbefüllung standardmäßig auch deaktivierte Benutzer berücksichtigt – es sei denn, du hast im Abschnitt „Optionen“ die Einstellung „Deaktivierte Benutzer aus der Gruppe entfernen“ aktiviert.

Nachdem die Gruppe erstmals befüllt wurde, überwacht die automatische Gruppenbefüllung kontinuierlich die Ereignisse auf der Plattform, damit die Gruppenmitgliedschaft stets den definierten Bedingungen entspricht.

Du kannst deine Bedingungssätze jederzeit bearbeiten oder löschen. Fahre dazu mit der Maus über die obere rechte Ecke des jeweiligen Bedingungssatzes, klicke auf das Ellipsenmenü (⋮) und wähle „Bearbeiten“ oder „Löschen“ aus.

Bitte beachte: Jedes Mal, wenn du einen Bedingungssatz bearbeitest oder löschst, wird die Gruppenbefüllung vollständig neu berechnet.

Verzögerung bei der Neuberechnung von Gruppen

Wenn die Regeln für die Mitgliedschaft in einer automatischen Gruppe geändert werden oder sich Benutzerdaten ändern, die für diese Regeln relevant sind, muss das System die Gruppenmitgliedschaft neu berechnen.

Bitte beachte, dass dieser Vorgang viele Systemressourcen benötigt und im Hintergrund (asynchron) ausgeführt wird. Daher werden Änderungen nicht sofort übernommen.

Wie lange die vollständige Neuberechnung dauert, hängt unter anderem von folgenden Faktoren ab:

• der Anzahl der betroffenen Benutzer,
• der Art und Komplexität der definierten Eignungsbedingungen,
• der Anzahl der Gruppen und Zweige,
• den für die Gruppe eingerichteten automatischen Einschreibungsregeln,
• sowie der aktuellen Auslastung der Plattform.

Unter normalen Bedingungen wird die Gruppenmitgliedschaft innerhalb von 0 bis 15 Minuten aktualisiert – abhängig von der Komplexität der Neuberechnung.

Sichtbarkeit der Eignungsbedingungen für Power User

Wenn du als Power User die Bedingungen einer Gruppe bearbeitest oder löschst, die Ressourcen enthalten, auf die du keinen Zugriff hast (z. B. eine manuelle Gruppe), kannst du diese Bedingungen anschließend nicht wiederherstellen. Der Grund dafür ist, dass dir die in der Bedingung verwendeten Ressourcen nicht angezeigt werden.

Verlauf der Gruppeneignungsbedingungen

Auf der Registerkarte „Verlauf“ werden die letzten zehn Versionen der Gruppeneignungsbedingungen gespeichert.

Andere Änderungen an der Gruppe – beispielsweise ein Wechsel des Gruppeneigentümers – erzeugen keine neue Version im Verlauf.

Power User können die Registerkarte „Verlauf“ nur sehen, wenn sie Eigentümer der Gruppe sind. Informationen über frühere Gruppeneigentümer werden ihnen dabei jedoch nicht angezeigt.

Bitte beachte: Es ist nicht möglich, zu einer früheren Version der Gruppeneignungsbedingungen zurückzukehren. Wenn du Änderungen rückgängig machen möchtest, musst du die Bedingungssätze manuell neu konfigurieren.

Manuell zugewiesene Benutzer in automatischen Gruppen

Automatische Gruppen werden automatisch mit Benutzern befüllt, die die festgelegten Eignungsbedingungen erfüllen.

→ In der Benutzerliste der Gruppe wird bei diesen Benutzern als Zuweisungsmethode „Automatisch“ angezeigt.

Du kannst jedoch auch Benutzer manuell zu einer automatischen Gruppe hinzufügen, selbst wenn sie die Eignungsbedingungen nicht erfüllen.

Das funktioniert genauso wie bei einer manuellen Gruppe:

Klicke oben rechts auf „Benutzer zuweisen“ und entscheide, ob du Benutzer:

• einzeln,
• über einen Zweig,
• oder über eine Gruppe

hinzufügen möchtest.

→ Für Benutzer, die auf diese Weise hinzugefügt wurden, wird in der Benutzerliste als Zuweisungsmethode „Manuell“ angezeigt.

Automatisch zugewiesene Benutzer bleiben so lange Mitglied der Gruppe, wie sie die festgelegten Eignungsbedingungen erfüllen. Erfüllen sie diese nicht mehr, werden sie automatisch aus der Gruppe entfernt.

Manuell zugewiesene Benutzer werden unabhängig von den Eignungsbedingungen in die Gruppe aufgenommen und bleiben dort, solange ihre Zuweisungsmethode auf „Manuell“ gesetzt ist.

Über das Ellipsenmenü (⋮) stehen dir folgende Aktionen zur Verfügung:

• Zur manuellen Zuweisung wechseln: Diese Option ist für automatisch zugewiesene Benutzer verfügbar. Der Benutzer wird auf „Manuell zugewiesen“ umgestellt und bleibt dadurch auch dann Mitglied der Gruppe, wenn er die Eignungsbedingungen künftig nicht mehr erfüllt.
• Manuelle Zuweisung entfernen: Diese Option ist für manuell zugewiesene Benutzer verfügbar und entfernt die manuelle Zuweisung.

Hinweis: Nach dem Entfernen der manuellen Zuweisung gilt wieder die automatische Gruppenlogik:

• Erfüllt der Benutzer die Eignungsbedingungen nicht, wird er aus der Gruppe entfernt.
• Erfüllt der Benutzer die Eignungsbedingungen, wird er automatisch wieder zur Gruppe hinzugefügt und die Zuweisungsmethode wechselt auf „Automatisch“.

Um die Aktionen „Zur manuellen Zuweisung wechseln“ oder „Manuelle Zuweisung entfernen“ für mehrere Benutzer gleichzeitig auszuführen, markiere die Kontrollkästchen neben den gewünschten Benutzern und klicke anschließend auf „Aktion auswählen“, um die gewünschte Aktion auszuführen.

Manueller Ausschluss eines Benutzers aus einer automatischen Gruppe

Du kannst einen Benutzer zwar manuell zu einer automatischen Gruppe hinzufügen, einen Benutzer jedoch nicht manuell aus einer automatischen Gruppe ausschließen, solange er die definierten Eignungsbedingungen erfüllt.

Erfüllt ein Benutzer die Eignungsbedingungen, wird er immer automatisch der Gruppe hinzugefügt.

Die einzige Möglichkeit, einen Benutzer manuell von einer automatischen Gruppe auszuschließen, besteht darin, seine Daten so zu ändern, dass er die Eignungsbedingungen nicht mehr erfüllt.

Prüfe dazu die definierten Eignungsbedingungen der Gruppe sorgfältig und überlege, ob du beispielsweise folgende Benutzerdaten anpassen kannst:

• Standard-Benutzerfelder,
• zusätzliche Benutzerfelder,
• den Einschreibungsstatus in einem Kurs,
• oder die Zugehörigkeit zu einer Gruppe oder einem Zweig.

Dadurch kann der Benutzer die Voraussetzungen für die Gruppenmitgliedschaft verlieren.

Bitte beachte dabei:

• Ist die Option „Alle Bedingungen müssen erfüllt werden“ aktiviert, reicht es aus, wenn eine einzige Bedingung nicht mehr erfüllt wird, damit der Benutzer aus der Gruppe entfernt wird.
• Ist die Option „Mindestens eine Bedingung muss erfüllt werden“ aktiviert, muss der Benutzer keine der definierten Bedingungen mehr erfüllen, damit er aus der Gruppe ausgeschlossen wird.

Wichtig: Änderungen an Benutzerprofilen, Kursstatus, Gruppen- oder Zweigzugehörigkeiten sowie anderen Benutzerdaten können sich auf die Nutzung der Plattform und auf Berichte auswirken. Prüfe daher immer die möglichen Auswirkungen, bevor du Änderungen vornimmst.

Verwalten des Gruppenstatus (Aktiv oder Inaktiv)

Wenn eine Gruppe erstellt wird, ist ihr Status standardmäßig auf „Inaktiv“ gesetzt.

Solange eine Gruppe inaktiv ist, befindet sie sich im Entwurfsmodus. Dadurch kannst du die Gruppe sicher erstellen und bearbeiten, ohne dass Aktionen ausgelöst oder unbeabsichtigte Auswirkungen auf der Plattform entstehen. Die Gruppe bleibt dabei weiterhin auf der Plattform sichtbar.

Während die Gruppe inaktiv ist:

• dient sie lediglich als Container,
• werden keine Benutzer tatsächlich zugewiesen,
• und es werden keine gruppenbezogenen Aktionen ausgeführt.

Gruppeneigentümer (Power User mit den Berechtigungen „Gruppen anzeigen“ sowie „Gruppen bearbeiten“ oder „Gruppen erstellen“) und wir können den Gruppenstatus über das Feld „Status“ im unteren Bereich der Gruppenseite auf „Aktiv“ setzen. Dadurch wird die Gruppe auf der Plattform aktiviert und ist einsatzbereit.

Bei Bedarf kannst du den Status jederzeit wieder auf „Inaktiv“ setzen, um Änderungen oder Wartungsarbeiten vorzunehmen, ohne dass sich diese sofort auf die Gruppenmitgliedschaft oder andere automatische Prozesse auswirken.

Alternativ kannst du den Gruppenstatus direkt auf der Seite „Gruppen“ ändern, indem du den Schalter in der Spalte „Status“ verwendest.

Bitte beachte: Ist eine Gruppe inaktiv, wird die in der Spalte „Gruppenbenutzer“ auf der Übersichtsseite angezeigte Benutzeranzahl auf 0 gesetzt.

Verwalten von Gruppen

Auf der Hauptseite „Gruppen“ kannst du sowohl manuelle als auch automatische Gruppen verwalten.

Gruppen können nur einzeln verwaltet werden. Es ist nicht möglich, dieselbe Aktion gleichzeitig für mehrere Gruppen auszuführen.

Verwende den Schalter in der Spalte „Status“, um eine Gruppe zwischen „Aktiv“ und „Inaktiv“ umzuschalten.

Klicke auf das Ellipsenmenü (⋮) am Ende der jeweiligen Gruppenzeile, um die Gruppe:

• zu bearbeiten,
• zu duplizieren.

Wenn du eine manuelle Gruppe duplizierst, kannst du festlegen, ob die Benutzer der ursprünglichen Gruppe ebenfalls in die neue Gruppe übernommen werden sollen.

Wenn du eine automatische Gruppe duplizierst, werden die Benutzer nicht direkt kopiert. Aktivierst du jedoch die Option, dieselben Eignungsbedingungen zu verwenden, werden diese Regeln erneut ausgewertet und die neue Gruppe automatisch befüllt.

Optional kannst du zusätzlich die manuell hinzugefügten Benutzer der ursprünglichen Gruppe in die neue Gruppe übernehmen.

Wichtig: Die Löschung von Gruppen kann nur von unserer Seite durchgeführt werden.

Zuweisen von Benutzern zu Gruppen per CSV

Als Power User kannst du Benutzer mithilfe einer CSV-Datei sowohl manuellen als auch automatischen Gruppen zuweisen.

Öffne dazu auf der Seite „Gruppen“ die gewünschte Gruppe und klicke oben rechts auf „Gruppenzuweisungen über CSV verwalten“.

Daraufhin öffnet sich auf der rechten Seite ein Slideout-Bedienfeld zum Hochladen der CSV-Datei.

Damit der Import erfolgreich ist, muss die CSV-Datei korrekt formatiert sein. Klicke auf „CSV-Beispiel herunterladen“, um eine Beispieldatei mit dem richtigen Format zu erhalten.

Sobald deine Datei vorbereitet ist, kannst du sie entweder:

• per Drag-and-Drop in den Upload-Bereich ziehen,
• oder auf den Upload-Bereich klicken und die Datei auswählen.

Bitte beachte: Die maximale Dateigröße für CSV-Dateien beträgt 3 MB.

Nachdem du die Datei hochgeladen hast, klicke auf „Erweiterte Einstellungen“, um zusätzliche Optionen zu konfigurieren.

Die Plattform erkennt den Feldtrenner standardmäßig automatisch. Je nach Aufbau deiner CSV-Datei können die Daten durch Kommas, Semikolons oder einen manuell festgelegten Trenner voneinander getrennt sein.

Aktiviere die Option „Erste Zeile als Kopfzeile verwenden“, wenn deine CSV-Datei eine Überschriftenzeile enthält. Wähle anschließend den Dateizeichensatz aus dem Dropdown-Menü aus. Empfohlen wird der Standard UTF-8.

Achte außerdem darauf, Anführungszeichen zur Begrenzung von Textinhalten zu verwenden.

Klicke anschließend auf „Bestätigen“, um die CSV-Datei hochzuladen.

Nach dem Upload verarbeitet die Plattform deine CSV-Datei und öffnet anschließend die Seite zur Feldzuweisung.

Im Abschnitt „Profile“ kannst du ein bereits gespeichertes Importprofil aus dem Dropdown-Menü auswählen, um eine vorhandene Feldzuordnung zu übernehmen.

• Mit „Aktuelle Voreinstellung überschreiben“ speicherst du Änderungen an einem bestehenden Profil.
• Mit „Diese Voreinstellung als neu speichern“ kannst du eine neue Feldzuordnung speichern. Gib dazu im Pop-up-Fenster einen Namen für die Voreinstellung ein und klicke auf „Speichern“.

Im Abschnitt „Vorschau“ ordnest du anschließend die Felder zu. Ziehe die gewünschten Plattformfelder aus dem Bereich „Docebo-Felder“ per Drag-and-Drop auf die entsprechenden Spalten deiner CSV-Datei.

Klicke danach unten auf „Benutzer zuweisen“ und bestätige den Vorgang im anschließend angezeigten Pop-up-Fenster.

Die Benutzerzuweisung wird als Hintergrundjob ausgeführt.

Sollten Fehler auftreten, stellt die Plattform eine Fehlerdatei zum Download bereit. Diese findest du im:

Admin-Menü > Hintergrundjobs

Suche dort den entsprechenden Hintergrundjob und lade die Fehlerdatei herunter.

Nach erfolgreichem Import werden die Benutzer auf der Registerkarte „Benutzer“ der Gruppe angezeigt. Als Zuweisungsmethode wird „Manuell“ angegeben.