Einleitung

Beobachtungs-Checklisten sind ein einfach zu bedienendes Werkzeug in SPEDIFORT. Mit ihnen beobachtest und dokumentierst du in einem schnell konfigurierbaren Checklisten-Format, wie deine Lernenden und Teammitglieder ihre Aufgaben ausführen. Du kannst Beobachtungschecklisten in verschiedenen Antwortformaten anlegen – zum Beispiel Einzelauswahl, Mehrfachauswahl, Dropdown und weitere. Ausgefüllt werden sie von den Benutzern für sich selbst, für andere Benutzer oder von Vorgesetzten für ihre Teammitglieder.

Zusätzlich kannst du Beobachtungschecklisten als Schulungsmaterial in einen Kurs importieren – unabhängig von der Kursart. Dafür verwendest du die Checklisten, die du bereits auf der Verwaltungsseite für Beobachtungschecklisten erstellt hast. Dieser Artikel zeigt dir, wie du eine Checkliste als Trainingsmaterial in einen Kurs importierst.

Anwendungsfälle

Beobachtungs-Checklisten eröffnen dir verschiedene Möglichkeiten:

• Du kontrollierst und stellst sicher, dass deine Benutzer entsprechend den geltenden Vorgaben und Prozessen arbeiten.
• Du prüfst schnell, wie Benutzer bestimmte Arbeitsaufgaben ausführen.
• Du verfolgst den Bearbeitungsstand von Aufgaben – innerhalb und außerhalb von SPEDIFORT.
• Du stellst sicher, dass deine Lernenden das Gelernte auch über die formale Schulung hinaus anwenden.

Wenn du Beobachtungschecklisten in deine Kurse einbindest, kannst du den Fortschritt der Lernenden vollständig nachvollziehen: Die Checkliste wird von einem Beobachter ausgefüllt – das muss nicht die eingeschriebene Person selbst sein – und der Kursabschluss lässt sich direkt daran koppeln.

Beobachtungscheckliste als Trainingsmaterial importieren

Melde dich in SPEDIFORT an. Wähle im Seitenmenü unter Inhalt und Auslieferung (Ordner-Symbol) den Eintrag Kurse. Suche den Kurs, in den du die Beobachtungs-Checkliste importieren möchtest, und klicke auf seine Bezeichnung.

Wechsle anschließend in den Tab Trainingsmaterial.

Klicke dort auf Trainingsmaterial hinzufügen und wähle im Dropdown-Menü Beobachtungscheckliste.

Es öffnet sich das seitliche Panel Checkliste importieren. Wähle zuerst eine der verfügbaren Checklisten aus – also eine der auf der Verwaltungsseite erstellten Checklisten. Klicke dann auf Weiter und lege fest, wer die Beobachter sind (also die Benutzer, die die Checkliste ausfüllen), wie die Genehmigung der Checkliste geregelt ist und welche Abschlussoptionen gelten.

Beachte außerdem: Beim Import musst du nicht erneut festlegen, welche Benutzer überprüft werden (erster Schritt der Konfiguration auf der Verwaltungsseite). Überprüft werden automatisch die Lernenden, die in den Kurs eingeschrieben sind, dem du die Checkliste als Trainingsmaterial hinzufügst.

Abschlussoptionen festlegen

Nachdem du die Beobachter festgelegt und entschieden hast, ob die Checkliste von einer weiteren Person genehmigt werden muss, definierst du die Abschlussoptionen – also die Abschlusskriterien für das Checklisten-Trainingsmaterial innerhalb des Kurses.

• Nach Abschluss: Das Checklisten-Trainingsmaterial gilt als abgeschlossen, sobald die Checkliste den Status „Abgeschlossen“ erreicht – die Beobachter haben also alle Punkte der Checkliste beantwortet und auf Checkliste senden geklickt. Denke daran: Wenn für die Checkliste eine Genehmigung erforderlich ist, gilt sie erst nach erfolgter Genehmigung als abgeschlossen.
• Beim Senden: Das Checklisten-Trainingsmaterial gilt als abgeschlossen, sobald die Checkliste zum Ausfüllen an die Beobachter versendet wurde. Wähle diese Option, wenn der Lernende im Kurs weiterarbeiten soll, ohne auf die Beobachter warten zu müssen – das ist besonders sinnvoll, wenn eine andere Person die Checkliste ausfüllt.

Wenn du die Abschlussoptionen konfiguriert hast, klicke auf Importieren.

Titel, Beschreibung und zusätzliche Informationen

Jetzt kannst du den Titel der Checkliste anpassen, indem du im entsprechenden Feld einen neuen Titel eingibst. Der Titel des Trainingsmaterials kann sich also vom Titel der Checkliste selbst unterscheiden. Darunter fügst du bei Bedarf eine Beschreibung des Trainingsmaterials ein. Wechsle anschließend in den Tab Zusatzinfo, um eine Kurzbeschreibung, Tags und ein Vorschaubild zu ergänzen.

Tags verbessern die Auffindbarkeit deines Trainingsmaterials in der globalen Suche von SPEDIFORT. Ist die automatische Verschlagwortung in deiner Plattform aktiviert, werden einige Tags automatisch anhand des Inhalts generiert. Die automatische Verschlagwortung setzt voraus, dass Text extrahiert oder ein Transkript erzeugt werden kann. Tags kannst du jederzeit bearbeiten oder entfernen – maximal 15 Tags pro Trainingsmaterial, maximal 32 Zeichen pro Tag.

Lege danach ein Vorschaubild fest. Du kannst zwischen den vorhandenen Vorschaubildern wählen oder ein eigenes hochladen.

Klicke abschließend auf Änderungen speichern, um das Trainingsmaterial zu erstellen. Es erscheint nun in der Liste der Trainingsmaterialien im Tab Trainingsmaterial des Kurses.

Über die Schaltfläche Lerneransicht in der Aktionsleiste oberhalb des Tabs wechselst du in die Ansicht der Lernenden und siehst, wie das neue Trainingsmaterial für deine Benutzer dargestellt wird.

Zuweisung und Prüfprozess der Checkliste

Das Checklisten-Schulungsmaterial wird den Beobachtern – also den für das Ausfüllen zuständigen Benutzern – erst dann zugewiesen, wenn der Lernende die Checkliste im Kurs öffnet oder im Kursinhalt auf den Checklisten-Eintrag klickt. Das bedeutet: Wenn die Checkliste von einer anderen Person ausgefüllt werden soll (zum Beispiel von einem Vorgesetzten), muss der Lernende den Checklisten-Eintrag im Kursinhalt anklicken oder die Checkliste im Kursplayer öffnen. Erst dadurch wird die zuständige Person informiert, dass die Checkliste zum Ausfüllen bereitsteht.

Diese Logik verhindert, dass Vorgesetzte mit einer großen Zahl von Checklisten überflutet werden, die noch nicht bearbeitet werden können.

Das Datum, an dem der Lernende das Checklisten-Schulungsmaterial öffnet, wird als Erstellungsdatum auf der Vorschauseite der Checklisten gesetzt.

Einstellungen des Checklisten-Trainingsmaterials verwalten

Sobald das Trainingsmaterial dem Kurs hinzugefügt ist, kannst du weitere Einstellungen anpassen. Klicke dazu auf das Menü-Symbol am rechten Ende der Zeile des Trainingsmaterials und wähle Einstellungen.

Im Pop-up-Fenster legst du fest, ob das Trainingsmaterial sichtbar oder ausgeblendet ist, in welchem Zeitraum es veröffentlicht wird und ob es als Endobjekt-Markierung dient.

Klicke abschließend auf Änderungen speichern.

Änderungen an bereits importierten Checklisten

Wenn du Titel, Beschreibung, Tags oder Vorschaubild einer Checkliste nach dem Import über das Menü „Beobachtungschecklisten“ änderst, werden diese Änderungen nicht auf das importierte Trainingsmaterial übertragen. Um sie zu aktualisieren, klicke auf das Menü-Symbol am rechten Ende der Zeile des Trainingsmaterials und wähle Bearbeiten.

Wenn du die Fragen oder die Struktur der Checkliste über das Menü „Beobachtungschecklisten“ änderst – oder die Checklisten-Einstellungen (Beobachter, Genehmigung und Abschlussoptionen) über die Option Checklisten-Einstellungen im Menü-Symbol der Materialzeile –, gelten die Änderungen nur für Lernende, die den Kurs noch nicht begonnen haben. Lernende, die den Kurs bereits begonnen haben, sehen weiterhin die ursprüngliche Checkliste.

Wenn du die Einstellungen (Beobachter, Genehmigung und Abschlussoptionen) einer als Trainingsmaterial importierten Checkliste ändern willst, klicke auf das Menü-Symbol am rechten Ende der Zeile des Trainingsmaterials und wähle Checklisten-Einstellungen. Beachte: Checklisten, die bereits Benutzern zugewiesen wurden, sind von einer Änderung der Einstellungen nicht betroffen.

Einschränkungen für Power User bei der Verwaltung von Checklisten

Power User mit den entsprechenden Berechtigungen können eigene Checklisten erstellen und verwalten sowie die Checklisten der von ihnen verwalteten Benutzer bearbeiten. Checklisten, an denen Benutzer beteiligt sind, die sie nicht verwalten, können sie dagegen weder verwalten noch bearbeiten.

Ein Beispiel: Ist an einer Beobachtungscheckliste ein Benutzer beteiligt, den ein Power User nicht verwalten darf – als Beobachter oder als für die Genehmigung zuständige Person –, dann darf dieser Power User keine der Optionen und Einstellungen dieser Checkliste verwalten.

Nach derselben Logik gilt: Verwaltet ein Power User einen Kurs, dem ein Checklisten-Schulungsmaterial hinzugefügt wurde, die Checkliste ist aber einem Benutzer zugewiesen, den der Power User nicht verwaltet, kann der Power User die Checkliste beim Duplizieren des Kurses nicht mitduplizieren.