Dieser Artikel erklärt die Erstellung von Nutzer-Accounts durch Administratoren. Benutzer können von einem Power User mit den erforderlichen Berechtigungen für Benutzer erstellt werden.

Um auf die Plattform zuzugreifen müssen Benutzer registriert sein bzw. ein Konto besitzen. Je nachdem, wie beim deinem Firmen-Onboarding konfiguriert wurde, haben deine Benutzer die Möglichkeit, sich selbst zu registrieren, oder die Erstellung von Benutzerkonten ist ausschließlich den Powerusern vorbehalten.

   1. PERSONEN-MENÜ öffnen

Um einen neuen Benutzer zu erstellen, wähle das Seitenmenü PERSONEN-MENÜ um auf die Benutzerverwaltung zuzugreifen. Klicke anschließend oben rechts auf den Button Neue Benutzer und wähle Neuer Benutzer aus.

   2. Benutzerdaten anlegen

Fülle im Slideout-Bedienfeld alle Informationen auf der ersten Seite „Allgemeine Informationen“ aus. Es wird empfohlen, alle Felder auszufüllen, auch wenn nicht alle Pflichtfelder sind. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet.

Benutzer-Info

Benutzername

Der Benutzername sollte eindeutig sein, aber gleichzeitig für dich und deine Benutzer leicht erkennbar bleiben.

Ebene

Wähle die Benutzerebene aus dem Dropdown-Menü aus. Zur Wahl hast du Benutzer oder Power User.

Bitte beachte: Wenn du die Ebene eines Benutzers änderst, wird dieser bei seiner nächsten Aktion auf der Plattform automatisch abgemeldet und muss sich erneut anmelden, damit die aktualisierten Berechtigungen wirksam werden.

E-Mail

Die Angabe einer E-Mail-Adresse ist zwar nicht verpflichtend, wird jedoch dringend empfohlen, damit der Benutzer Benachrichtigungen erhalten kann.

Stelle sicher, dass jede E-Mail-Adresse auf der Plattform nur einmal verwendet wird. Wenn mehrere Konten dieselbe E-Mail-Adresse nutzen, sendet die Plattform Nachrichten nur an das erste Konto (alphabetisch sortiert). Dadurch können Nachrichten versehentlich an die falsche Person gesendet werden.

Vor- und Nachname

Die Angabe von Vor- und Nachname ist zwar nicht verpflichtend, wird jedoch empfohlen, damit in Bereichen wie Benachrichtigungen und Zertifikaten der vollständige Name des Benutzers angezeigt werden kann.

E-Mail-Validierungsstatus

Verifizierte E-Mail-Adressen sind ein wichtiger Bestandteil der Sicherheit der Plattform. Standardmäßig ist der Validierungsstatus eines neu erstellten Benutzers auf „unverified“ gesetzt.

Wenn du bereits weißt, dass die E-Mail-Adresse korrekt ist, kannst du den Status im entsprechenden Dropdown-Menü manuell auf „Verifiziert“ setzen. Diese Aktion kannst du auch für mehrere Benutzer gleichzeitig durchführen, indem du sie auswählst und anschließend die Aktion „Bearbeiten“ verwendest.

Kennwort

Vergib ein Erst-Kennwort für den Benutzer.

Benutzer zwingen, das Kennwort bei der ersten Anmeldung zu ändern

Mit dieser Option wird der Benutzer verpflichtet, sein Kennwort bei der ersten Anmeldung auf der Plattform zu ändern. Bitte beachte, dass diese Einstellung nicht für Benutzer gilt, die sich über SSO anmelden.

Benutzerstatus

Ablauf

Hier kannst du ein Ablaufdatum festlegen, nach dem der Benutzer nicht mehr auf die Plattform zugreifen kann. Klicke auf das Kalendersymbol und wähle anschließend ein Datum aus, um ein Ablaufdatum festzulegen.

Um das Ablaufdatum eines Benutzers zu entfernen, klicke auf das X-Symbol neben dem Feld.

Benutzer am Ende des Erstellungsprozesses aktivieren

Mit dieser Option legst du fest, ob der neu erstellte Benutzer in der Benutzerverwaltung als aktiviert (grünes Häkchen) oder deaktiviert (grauer Kreis) angezeigt wird.

Deaktivierte Benutzer können noch nicht auf die Plattform zugreifen und müssen zunächst manuell aktiviert werden. Dies kann von einem Power User mit der Berechtigung Benutzer/Bearbeiten durchgeführt werden.

Benachrichtigung „Benutzer wurde (vom Administrator) erstellt“ an neuen Benutzer senden

Diese Option ist standardmäßig aktiviert. Beim Erstellen eines neuen Benutzers wird die Benachrichtigung „Benutzer wurde (vom Administrator) erstellt“ an die für den Benutzer hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet.

Wichtig: Solltest du die Aktivierungsmail nicht bei der Erstanlage versenden, kann nur unser Support die Mail im nach hinein manuell "pushen".

Benutzereinstellungen

Sprache

Wähle die bevorzugte Sprache des Benutzers aus.

Der Benutzer kann seine bevorzugte Sprache später selbst ändern, indem er im Benutzermenü auf das Stiftsymbol klickt und den Bereich „Einstellungen“ aufruft.

   3. Zweigzuordnung

Ordne den Benutzer dem gewünschten Bereich zu. Wenn du Unterbereiche wie beispielsweise Standorte, Abteilungen oder Arbeitsbereiche eingerichtet hast, kannst du den Benutzer auch hier den entsprechenden Unterbereichen zuordnen.

Zu beachten:

• Wenn der User nicht in mehreren Bereichen angelegt werden soll, ist ein einziges Häkchen ausreichend, nämlich in dem finalen Bereich, dem der User zugeordnet werden soll. Bei den übergeordneten Bereichen sollte dann kein Häkchen gesetzt sein.

   4. Weitere Felder eintragen

Lege auf der dritten Seite des Slideout-Bedienfelds alle erforderlichen zusätzlichen Felder fest. Klicke anschließend erneut auf „Weiter“.

Du bestätigst wieder mit dem Button

   5. Teammitglieder (Manager erstellen oder zuweisen)

Gib auf der vierten Seite des Slideout-Bedienfelds im Abschnitt „Informationen über den Manager“ die Namen der zuständigen Manager des Benutzers in die entsprechenden Felder ein, z. B. für den direkten Abteilungsleiter oder den funktionalen Manager.

Wenn der Benutzer kein Manager ist, kannst du unten im Bereich auf „Benutzer erstellen“ klicken, um den Erstellungsprozess abzuschließen. Klicke auf „Überprüfen“, um alle konfigurierten Details zu kontrollieren:

Oder auf „Zurück“, um Änderungen vorzunehmen.

   6. Was jetzt? - Abschluss

In diesem Fenster könntest du den Benutzer gleich in Kurse einschreiben oder du klickst auf "BESTÄTIGEN" um den Vorgang abzuschließen.

Sobald die Benutzererstellung abgeschlossen ist, gelten die folgenden Schritte:

• Wenn du über die Poweruser-Berechtigung „Benutzer/Kann Benutzer aktivieren“ verfügst, erscheint der neu erstellte Benutzer direkt in der Benutzerverwaltung. Andernfalls wird er zunächst unter „Ausstehende Benutzer“ angezeigt.
• In der Benutzerverwaltung ist der neue Benutzer bereits aktiviert, wenn du die Option „Benutzer am Ende des Erstellungsprozesses aktivieren“ ausgewählt hast. Andernfalls musst du den Benutzer manuell aktivieren. Dafür benötigst du die Berechtigung „Benutzer/Bearbeiten“.
• Sobald der Benutzer in der Benutzerverwaltung vorhanden und aktiviert ist, kann er auf die Plattform zugreifen. Ab diesem Zeitpunkt kannst du den Benutzer direkt in Kurse einschreiben oder ihm Abonnementlizenzen zuweisen.

Im letzten Feld hast du noch die Möglichkeit, dem neuen Benutzer gleich Kurse zuzuweisen.

Oder du beendest die Abmeldung mit dem Button “BESTÄTIGEN”.

Wenn du einen Manager erstellst, beachte bitte die Hinweise im folgenden Abschnitt.

"Mein Team"- Wie nutze ich die Manager-Funktion?

Admin-Schulung - "Mein Team"- Funktion an Manager/Abteilungsleiter vergeben